Hoe maak je als vertrouwenspersoon het verschil?

by Audrey Van den Bempt
vertrouwenspersoon

Strubbelingen met een collega of leidinggevende, blijkt een veel voorkomende bron van stress te zijn. Die kan ontaarden in een langdurige burn-out. Om het niet zo ver te laten komen, kan je een gesprek aanvragen met de vertrouwenspersoon. Die luistert naar je verhaal en legt je de verschillende interventiemogelijkheden uit. Evelien Buseyne, preventieadviseur psychosociale aspecten, licht toe.

 

Sinds de nieuwe wet van 2014 kan je bij de vertrouwenspersoon, naast relationele moeilijkheden, ook terecht voor allerhande psychosociale problemen die zich op het werk voordoen; stress omwille van: een te hoge werkdruk, een gebrekkige arbeidsorganisatie, niet beschikken over de gepaste werkinstrumenten, een ongunstig werkklimaat …

 

Een kort voorbeeld

De namen en situaties zijn fictief.

Karla heeft een boeiende job in een onderzoeksteam. Haar baas Erik die het onderzoek leidt is vol lof over Karla’s werk. Na een paar jaar neemt deze positieve attitude van Erik een totaal andere wending. Karla merkt dat hij haar plots tegenwerkt, informatie achterhoudt en haar in diskrediet brengt bij andere onderzoekers. Karla begrijpt niet wat er gebeurt en krijgt het emotioneel zwaar. Omdat ze bovendien hetzelfde patroon bij collega’s herkent, kaart ze het aan bij de vertrouwenspersoon.

 

Luisterend oor

Evelien Buseyne, preventieadviseur psychosociale aspecten: “Het is vooral door goed te luisteren dat je als vertrouwenspersoon het verschil maakt. Luisteren zonder partij te kiezen en zonder een oordeel te vellen. Het lucht mensen dikwijls enorm op als ze hun verhaal kunnen doen.”

 

Luisteren is de eerste kwaliteit van een vertrouwenspersoon, zonder partij te kiezen en zonder een oordeel te vellen.

Evelien Buseyne

 

De 3 interventiemogelijkheden van de vertrouwenspersoon

Als vertrouwenspersoon heb je een wettelijk kader waarin jouw taken en opdrachten duidelijk omschreven worden. In eerste instantie ontvang je de ‘verzoeker’, de persoon die te rade komt bij de vertrouwenspersoon, om naar zijn verhaal te luisteren en hem hierover advies te geven.

Vervolgens heb je een aantal interventiemogelijkheden, die je in je rol kan vervullen – met akkoord van de verzoeker – om deze te begeleiden bij het vinden van een gepaste oplossing voor zijn moeilijke situatie:

  1. De verzoeker kan een bijkomend gesprek vragen indien gewenst. Tijdens dit gesprek biedt de vertrouwenspersoon de verzoeker ruimte om verder te ventileren over zijn situatie en geeft deze extra advies en begeleiding. Er kunnen er ook meerdere gesprekken volgen.
  2. De verzoeker kan ervoor kiezen om een verzoening op te starten met de persoon waarmee het moeilijk loopt. Er wordt dan gewerkt aan een traject, met als doel de partijen rond de tafel te brengen om te werken aan afspraken die de samenwerking opnieuw bevorderen.
  3. De verzoeker kan ook kiezen om naar een andere, niet betrokken persoon in de organisatie, bijvoorbeeld leidinggevende of HR, te stappen om de moeilijke situatie die hij meemaakt aan te kaarten, zodat zij eventueel de gepaste maatregelen kunnen treffen.

 

Terug naar casus Karla

Zelfredzaamheid

Evelien: “In eerste instantie motiveren wij de verzoeker zoveel mogelijk om zelf stappen te ondernemen om iets te doen aan zijn of haar situatie. We stimuleren de zelfredzaamheid. Dat geeft een grotere voldoening voor de persoon zelf en hij of zij leert omgaan met moeilijke situaties wat ook belangrijk is naar de toekomst toe. We stimuleren de proactieve aanpak.”

“In het geval van Karla zal de vertrouwenspersoon haar tijdens een voorafgaand onderhoud eventueel helpen om zich voor te bereiden om het gesprek zelf te voeren met Erik. Er worden haar nuttige tips gegeven inzake geweldloze communicatie. Het brengen van ik-boodschappen wordt gestimuleerd, zoals: ‘ik vind het niet leuk dat je negatief spreekt over mij tegen andere collega’s …’ Op deze manier kan Karla haar gevoelens uiten en aangeven welke impact Erik zijn gedrag heeft op haar. Het is daarbij ook belangrijk dat Karla in het gesprek aangeeft wat zij van Erik verwacht om terug op een correcte manier te kunnen samenwerken. Indien beide werknemers zelf tot een compromis komen, is de kans op een duurzame oplossing groter.”

 

Rond de tafel

Wanneer Karla er zelf niet in zou slagen om haar probleem aan te kaarten bij Erik, dan kan de vertrouwenspersoon hier een handje bij helpen door een verzoening voor te stellen. De vertrouwenspersoon zal in dit geval beide partijen zien en aftoetsen of er een bereidheid is om te bemiddelen. Indien wel, worden zowel Karla als Erik begeleid in afzonderlijke gesprekken op het rondetafelgesprek.

“Het doel is om constructief te zijn en tot een consensus te komen. Wanneer de 3 partijen rond de tafel zitten zal de vertrouwenspersoon het gesprek modereren en faciliteren op een serene manier. Zonder te oordelen wie gelijk heeft. Het gaat erom het begrip naar elkaar toe te stimuleren. Als alles goed gaat, komen Karla en Erik op het einde van het gesprek tot een onderlinge overeenkomst. Blijkt na verloop van tijd dat een van de 2 of allebei zich niet houdt aan de overeenkomst, dan kunnen ze dat melden aan de vertrouwenspersoon.”

 

Als vertrouwenspersoon doet jouw verhaal of mening er niet toe, het gaat om de mening en de verhalen van de personen waarvoor je bemiddelt.

Evelien Buseyne

 

Hiërarchie als sleutelfiguur

Als derde optie kan Karla ervoor kiezen om haar problemen met Erik aan te kaarten bij een hogere leidinggevende of HR: “Hierbij wordt de hogere hiërarchie ingelicht over de moeilijkheden die zich op de werkvloer voordoen, zeker wanneer er meerdere collega’s een soortgelijke situatie meemaken is dit een valabele piste. Ten slotte zijn zij verantwoordelijk voor het welzijn van de medewerkers.”

De vertrouwenspersoon kan Karla begeleiden en ondersteunen in het voorbereiden en voeren van het gesprek met de hiërarchische lijn. Het doel is om de situatie van Karla op een beknopte en heldere manier duidelijk te maken aan de hiërarchie, zodat zij de gepaste maatregelen kunnen treffen.

 

Empathie versus sympathie

Evelien: “Een mogelijke valkuil voor de vertrouwenspersoon is om te veel oplossingsgericht te willen zijn. Het is belangrijk om de betrokken personen zelf te laten zoeken naar oplossingen, dan zullen ze veel duurzamer zijn omdat ze uit zichzelf komen. Een andere valkuil is sympathie. Empathie is prima, maar sympathie gaat te ver. Het gaat ten slotte niet om jouw verhaal of mening als vertrouwenspersoon, maar wel over de situatie van de persoon die op gesprek komt.”

 

Wie is de vertrouwenspersoon?

De vertrouwenspersoon fungeert als intern aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met psychosociale moeilijkheden op het werk. Bij de vertrouwenspersoon kan je terecht om het probleem waarmee je zit in een vertrouwelijk kader bespreekbaar te maken. De vertrouwenspersoon geeft vervolgens advies en ondersteunt waar nodig, hij/zij kan met jouw mandaat ook een interventie opstarten.

Bedrijven zijn vrij om te kiezen of ze een vertrouwenspersoon in hun rangen opnemen. Het is niet wettelijk verplicht en ook niet gebonden aan het aantal werknemers of andere criteria. “Het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt echter sterk aanbevolen, vooral in ondernemingen waar de preventieadviseur psychosociale aspecten behoort tot de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Op die manier kunnen werknemers met moeilijkheden rechtstreeks worden opgevangen door een persoon van de organisatie bij wie ze gehoor vinden.”

Iedereen van het bedrijf kan vertrouwenspersoon worden, uitgezonderd:

  • de werkgever zelf,
  • het hoger leidinggevende personeel,
  • de arbeidsgeneesheer,
  • werkgeversafgevaardigden en personeelsafgevaardigden in de ondernemingsraad of het CPBW,
  • leden van de vakbondsafvaardiging
  • kandidaat personeelsafgevaardigden voor de ondernemingsraad of het CPBW

De medewerker die het mandaat van vertrouwenspersoon opneemt, volgt een verplichte vijfdaagse opleiding met een jaarlijkse terugkomdag.

 

Zin in meer?

Wil je meer te weten komen over de wetten en procedures rond psychosociaal welzijn op het werk en weten hoe je ze omzet in de praktijk? Na de opleiding ‘Vertrouwenspersoon: basisopleiding’ sta je stukken steviger in je schoenen. Want u leert de regels concreet toepassen in de praktijk.

Alle info rond onze erkende basisopleiding en supervisies vind je terug op onze pagina over vertrouwenspersoon.
U wilt als vertrouwenspersoon dé focus leggen op de gesprekken die u voert? Het loggen van meldingen en de genomen maatregelen kunt u zeer eenvoudig ingeven en opvolgen in Verifield.


Evelien Buseyne
studeerde aan de U Gent en specialiseerde aan de KU Leuven. Sinds 2010 werkt Evelien bij Attentia, sociaal secretariaat, HR en well-being. Evelien voert psychosociale risico-analyses uit in bedrijven en geeft de vijfdaagse opleiding Vertrouwenspersoon, net zoals de jaarlijkse terugkomdag. Dankzij haar knowhow, luisterend oor en out of the box thinking mag Evelien o.a. VUB, Total Olefins Antwerpen, Axa, Carrefour, Wolters Kluwer, Arcelor Mittal Gent tot haar klanten rekenen.

Lees ook