Hoe auditeer ik een managementsysteem?

by Sara Bossers

Een managementsysteem is een complex gegeven. Als werknemer kan je gevraagd worden om een managementsysteem te auditeren. Maar hoe begin je daaraan zonder enige voorkennis? De ISO 19011:2011 norm is een internationale standaard die richtlijnen geeft voor het uitvoeren van zo’n audit. De opleiding ‘Basistraining interne auditor volgens ISO 19011:2011’ van Kluwer Opleidingen focust zich op de basisbeginselen en legt stap voor stap uit hoe je hieraan moet beginnen.

Volgens de ISO – norm moet een organisatie met ‘geplande tussenpozen’ interne audits uitvoeren. Doorgaans gebeurt een audit éénmaal per jaar. Auditors mogen geen audit uitvoeren over hun eigen werk. Je leert in de opleiding hoe je zo’n audit moet voorbereiden, hoe je je moet gedragen en hoe je kunt anticiperen op antwoorden tijdens een audit. Zo gelden er ook een aantal auditprincipes:

  • Integriteit is de basis van professionaliteit. Wees altijd eerlijk, onafhankelijk en onomkoopbaar!
  • Je hebt als auditor de plicht om nauwkeurig en waarheidsgetrouw te rapporteren.
  • Bij het auditeren is het belangrijk om toewijding te tonen en over een goede portie beoordelingsvermogen te beschikken.
  • Confidentialiteit is van groot belang. Behandel alle besproken informatie vertrouwelijk.
  • Gebruik een rationele auditmethode en baseer de auditconclusies op feiten en cijfers.

Voor zowel interne (in hun onderneming) auditoren als voor externe auditoren worden er een aantal goede praktijktips gegeven. Zo vond Sara Bossers, werkzaam op de HSE – afdeling bij Wolters Kluwer en legal compliance auditor, antwoorden op hoe je naar details kan doorvragen: “Ik heb geleerd hoe ik een efficiënt auditprogramma kan opstellen, naar welke documenten ik kan vragen tijdens een audit en op welke momenten ik bijvragen kan stellen. Daarnaast heb ik ook veel geleerd uit de ervaringen van anderen.”

De opleiding geeft de mogelijkheid om met elkaar in discussie te gaan en van elkaar te leren.

Sara Bossers

Op een laagdrempelige manier wordt de structuur van de ISO–norm uitgelegd. De nieuwe High Level Structure (HLS) in de ISO–normen introduceert bijvoorbeeld het risico-denken. In de opleiding heb ik concrete toepassingen gezien waardoor ik het belang van risico-gestuurd auditeren beter begrijp. Wanneer één van de bedrijfsdoelstellingen bijvoorbeeld ‘het veilig laden en lossen van goederen’ is, moet je je als auditor afvragen welke risico’s en kansen hieraan gelinkt zijn. Het risico is in dit voorbeeld ‘veel arbeidsongevallen tijdens het laden en lossen van goederen’. Een mogelijke auditdoelstelling is dan bijvoorbeeld ‘inzicht verschaffen in de operationele processen en het volgen van de veiligheidsinstructies’.

Er worden dus genoeg tips en voorbeelden gegeven om meteen aan de slag te kunnen, zonder een vereiste voorkennis te hebben van milieu, veiligheid en/of kwaliteit. Wist jij bijvoorbeeld dat het interessant kan zijn om de auditor zelf te laten aanvoelen wanneer er zich een non-conformiteit/afwijking voordoet? Toch is het ook belangrijk om begrip te blijven tonen voor eventuele redenen waarom iets niet verloopt zoals voorzien is.

Gedurende de opleiding worden ook enkele oefeningen gemaakt. Zo moesten we bijvoorbeeld in groep een 30–tal kaartjes, die de fasen van een audit voorstelden, in de goede volgorde leggen. Over het algemeen bestaat een auditprogramma uit volgende fasen:

  • Een initiatie: contact leggen met de verantwoordelijken, hen de tijd geven om een audit in te plannen, etc.
  • De voorbereiding: een audit(vragen)lijst of auditflow opstellen, bepalen welke documenten of bewijsstukken je zal opvragen, etc.
  • De uitvoering van de audit
  • De rapportering: constructief opgesteld rapport, weergave van de audit, major’s en minor’s formuleren, etc.
  • Opvolging (indien nodig)

De dag werd afgesloten met een rollenspel. Er is geen betere manier om te leren hoe je een audit uitvoert dan door het te doen!

 

Zin in meer?  

Ontdek de theorie, ontvang praktische tips en oefeningen voor doeltreffende interne audits tijdens de opleiding ‘Basistraining interne auditor volgens ISO 19011:2011

Lees ook