De rol van vertrouwenspersoon in een organisatie: hoe ontwapenend een gewapend vertrouwenspersoon kan zijn

by Audrey Van den Bempt

Stress, een conflict met een collega of leidinggevende… Mensen botsen wel eens op psychosociale problemen op de werkvloer. Wanneer je ze laat gisten, kunnen ze soms grote proporties aannemen. In zo’n geval kan een gesprek met een vertrouwenspersoon helpen. Om je verhaal te doen en samen de mogelijkheden te bekijken.


Gude Verhaert (Kluwer Opleidingen) en Kelly Claus (ArcelorMittal Tailored Blanks Gent) kozen bewust voor de rol als vertrouwenspersoon. “Mijn kandidatuur was een logisch gevolg van mijn persoonlijke interesse”, zegt Verhaert. “Ik heb een intrinsieke belangstelling in mensen. Ik wil naar hen luisteren en hen vooruit helpen.” Ook Kelly Claus was meteen geboeid door de functie van vertrouwenspersoon. “ArcelorMittal is een groot bedrijf dus we hadden al enkele vertrouwenspersonen. Maar voor mijn afdeling zochten ze nog iemand. Ik vond het een eer dat ze aan mij dachten.”

 

Een luisterend oor

Gude Verhaert en Kelly Claus zijn als vertrouwenspersoon bevoegd voor het informele gedeelte van alle psychosociale risico’s op het werk. Ze luisteren naar werknemers die naar hen toestappen met een probleem en proberen samen een oplossing te vinden. Welke eigenschappen een vertrouwenspersoon moet hebben? “Ik weet niet of je aan een speciaal plaatje moet voldoen”, zegt Verhaert. “Het helpt uiteraard als je empathisch bent en een luistervermogen hebt. En discretie is heel belangrijk. Mensen moeten ervan kunnen uitgaan dat alles wat zij je vertellen ook tussen jullie blijft.”

“Een vertrouwenspersoon moet in de eerste plaats een luisterend oor bieden en discreet omgaan met verhalen.”

Gude Verhaert

Als werknemer is het niet altijd gemakkelijk om iemand in vertrouwen te nemen. Daarom is het belangrijk om als werkgever de rol van vertrouwenspersoon zichtbaar te maken. “Het is een voordeel om als vertrouwenspersoon dichtbij de werknemers te staan”, zegt Claus. “Ik werk al jaren voor dit bedrijf en de mensen uit mijn afdeling kennen me allemaal. Ook voor ik de rol van vertrouwenspersoon opnam, wisten ze dat ze bij mij terecht konden.” Al hoeft de vertrouwenspersoon niet de enige te zijn die je kan aanspreken. “Dat kan ook je leidinggevende, je HR business partner of je collega zijn”, zegt Verhaert. “Het belangrijkste is dat mensen iemand hebben bij wie ze terecht kunnen. In bepaalde situaties is een vertrouwenspersoon daar de aangewezen persoon voor. Maar de beslissing ligt bij de persoon die het gesprek wilt aangaan. We gaan zelf niet iemand proactief benaderen.”

 

Oplossingen zoeken

Die discretie gebiedt om niet te communiceren hoeveel mensen naar jou als vertrouwenspersoon stappen. “Er wordt wel jaarlijks een rapport opgesteld voor het Comité van Preventie en Bescherming op het Werk”, vertelt Gude Verhaert. “Daaruit kan het Comité afleiden hoeveel aanvragen er zijn en of er een bepaalde tendens is. Maar alles wordt geanonimiseerd gebracht. Het is enkel bedoeld om te kijken of men als organisatie actie moet ondernemen.”

In de meeste gevallen volstaan één of twee informele gesprekken om een probleem op te lossen. Dit wordt de voorafgaande fase genoemd. “Dikwijls blijft het daar bij”, zegt Verhaert “Gelukkig maar. Want wanneer mensen een volgende stap ondernemen, is het probleem vaak zwaarder.” In dat geval zoeken de vertrouwenspersoon en de verzoeker naar een oplossing. Als die niet gevonden wordt, gaan we over naar een formele fase. “In die fase is je rol als vertrouwenspersoon beperkter”, zegt Verhaert. “Je brengt dan de preventieadviseur en de werkgever op de hoogte en eventueel ook de externe preventiedienst. In dit formeel proces volg je een wettelijk kader.”

 

Burn-outs en zelfmoordgedachten

In 2014 kwam er een nieuwe hervorming van de basiswet over het welzijn van de werknemers. Daarbij werden onder andere stress en burn-out verankerd in het wettelijk kader. “In het begin was de wet nog heel generiek”, zegt Verhaert. “Maar door de jaren heen zijn er hervormingen geweest die de vinger aan de pols houden bij moderne problemen als burn-outs.” Kelly Claus volgt dit najaar nog een opleiding rond veerkracht. “Die focust ook op stress en burn-outs”, zegt ze. “Als vertrouwenspersoon is het belangrijk om op de hoogte te zijn van psychosociale problemen die kunnen voorkomen. En je technieken te blijven aanscherpen.”

Kelly Claus en Gude Verhaert voelden zich alvast gewapend door de Kluwer-opleiding tot vertrouwenspersoon. “De opleiding maakt heel duidelijk wat jouw rol en jouw verplichtingen zijn”, zegt Verhaert. “Zo’n vakopleiding vereist veel oefening. We kregen dus heel wat case studies voorgeschoteld. Zo moesten we de rol van vertrouwenspersoon spelen in een situatie waarbij iemand last had van pestgedrag of waarbij iemand zelfmoordgedachten had.” Voor zo’n situaties ben je natuurlijk nooit helemaal klaar, vertelt Kelly Claus. “Maar door de opleiding hebben we wel geleerd hoe we kunnen luisteren, vragen stellen en hoe we zo iemand kunnen doorverwijzen en ondersteunen. Het belangrijkste is dat ze weten dat ze er niet alleen voor staan.” “Dit is geen opleiding tot psycholoog”, vult Verhaert aan. “We weten waar ons mandaat stopt. Maar we hebben wel handvaten om in te schatten of een situatie bedreigend is, mensen door te verwijzen, en eventueel verdere stappen te nemen als dat wenselijk is.”

 

Onpartijdig

Neutraliteit blijft ten allen tijde het codewoord. “Je trekt als vertrouwenspersoon geen partij”, zegt Gude Verhaert. “Niet voor diegene die een conflict meldt en niet voor diegene met wie het zich afspeelt. Als vertrouwenspersoon haal je de lont uit het conflict en probeer je opnieuw een dialoog te creëren. Dat wil niet zeggen dat je je eigen gevoelens kan uitschakelen maar in jouw rol laat je je daar niet door beïnvloeden.”

Een andere valkuil voor vertrouwenspersonen is te oplossingsgericht denken. “Je mag de verzoeker zelf niets opdringen”, zegt Kelly Claus. “Het is aan de persoon zelf om stappen te ondernemen. Je kan hem of haar daar wel bij helpen door te durven doorvragen en hen zonder oordeel een spiegel voor te houden.”

 

Het geluk van de werknemer

Wat Verhaert en Claus vooral leerden, is dat een gesprek heel veel kan betekenen. “In deze tijden waarin alles zo snel en vluchtig moet, doet het deugd om je verhaal te mogen doen aan iemand die actief luistert”, zegt Verhaert.
“In mails en berichten kunnen dingen verkeerd geïnterpreteerd worden”, vertelt Claus. “Dan kan een gesprek waardevol zijn. Door elkaar respect te tonen en niet te praten over maar met mekaar.”

Vandaag is er alvast meer aandacht voor het psychisch welzijn op de werkvloer. “Vroeger werd er niet eens over burn-out en stress gesproken”, zegt Claus. “Nu worden er zelfs cursussen voor voorzien.” Een positieve evolutie, vindt ook Verhaert. “Het draait niet alleen om de beste te zijn op de markt. Het gaat er ook over hoe gelukkig je werknemers zijn. Want zij blijven de belangrijkste factor om het als organisatie goed te doen.”

 

Gude Verhaert is Product Manager bij Kluwer Opleidingen.

 

 

 

Kelly Claus, Controlling bij ArcelorMittal Tailored Blanks Gent N.V.

 

 

 

Zelf interesse in de erkende basisopleiding tot vertrouwenspersoon?
Kluwer Opleidingen biedt een basisopleiding aan die je een theoretische houvast en praktische skills geeft om om te gaan met psychosociale risico’s op het werk.
Op zoek naar een erkende supervisie voor de vertrouwenspersoon? 
Ontdek hier al onze erkende opleidingen vertrouwenspersoon.

 

Lees ook