De Demingcirkel: preventie die nooit stopt

by Audrey Van den Bempt

Preventie is een continu aandachtspunt, een proces dat altijd beter kan. De vier activiteiten van de kwaliteitscirkel van William Deming zorgen voor een voortdurende kwaliteitsverbetering in de organisatie. De Plan-Do-Check-Act-cyclus kan ook perfect gebruik worden voor het verduidelijken van alle werkzaamheden rond het preventiebeleid. 

 

PLAN: Kijk naar de huidige werkzaamheden en ontwerp een verbeteringsplan met concrete doelstellingen

Het begint met een duidelijke en open beleidsverklaring waarin de directie haar waarden en beleidsobjectieven rond het welzijn op het werk neerschrijft. Vervolgens moet zij een ‘globaal preventieplan voor een termijn van vijf jaar’ en een ‘jaarlijks actieplan’ opstellen, beiden volgens een wettelijk bepaald schema. Dit gebeurt in overleg met de verschillende bedrijfsafdelingen en de preventieadviseur.

 

Het  ‘globaal preventieplan’ beschrijft bijvoorbeeld minimaal alle mogelijke risico’s en gevaren, de nodige preventiemaatregelen, de prioritaire doelstellingen en de noodzakelijke acties hiervoor, de nodige middelen, allerlei evaluatiecriteria…  In beide plannen moet je alleszins ook de opdrachten, verplichtingen en middelen van alle betrokkenen beschrijven. Door dit alles gedetailleerd en planmatig uit te werken, wordt er niet alleen binnen het bedrijf zelf voor duidelijkheid gezorgd. De documenten zijn ook heel nuttig voor het betrekken van de Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

 

DO : Voer de geplande acties stelselmatig en methodisch uit

De bevoegdheden van de preventieadviseur staan beschreven in een wettelijk voorgeschreven identificatiedocument. Dat bevat bijvoorbeeld de opdrachten en de samenstelling van de Interne dienst, het aantal adviseurs, hun kwalificaties, hun vaardigheden en de administratieve, technische en financiële middelen waarover ze beschikken. De adviseur rapporteert aan het directielid dat verantwoordelijk is voor heel het zorgsysteem.

 

In de taakbeschrijving moet je ondubbelzinnig ieders verantwoordelijkheden vastleggen. Denk ook aan de werkinstructies voor kritische taken, riskante sleutelprocessen of noodgevallen, materiaal dat beschikbaar wordt gesteld en al dan niet verplicht gebruikt moet worden… Iedere medewerker moet goed begrijpen wat er van hem verwacht wordt en waaraan hij zich best houdt. De essentiële elementen van het zorgsysteem worden gedocumenteerd met procedures, allerhande inventarissen en werkinstructies voor alle werkposten.

 

Je hebt een degelijke en participatieve communicatiestructuur nodig om de werknemers hierover te sensibiliseren en op te leiden. Preventiemateriaal kan maar werken als het correct gebruikt wordt, een medewerker kan maar veilig functioneren als hij ingelicht is over mogelijke beschermingsmiddelen en de correcte werkwijze… Alleen zo kunnen ze positief bijdragen tot de processen voor veiligheid, milieu en kwaliteit.

 

CHECK:  Meet de resultaten van de verbetering en toets ze aan de plannen

Je kan de processen maar goed bewaken als je de nodige metingen uitvoert om te weten of ze conform de eigen doelstellingen verlopen. Elk zorgsysteem moet periodiek geauditeerd worden. Denk bijvoorbeeld aan een jaarlijkse grondige risicoanalyse. Dit kan op 3 grote niveaus: op niveau van de organisatie, van de werkpost of taak en op niveau van het individu – denk bijvoorbeeld aan een risicoanalyse voor zwangere werkneemsters. De analyse kan zowel gebeuren door de interne dienst als de Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Wie welke analyse uitvoert, wordt gespecifieerd in het identificatiedocument.

 

Verder moet je als onderneming je conformiteit naar de buitenwereld kunnen aantonen met duidelijke inventarissen. Die zijn bijvoorbeeld voorzien voor asbest, gevaarlijke stoffen of beschermingsmiddelen. Maar daarnaast hou je ook best de  lijsten bij van alle uitgevoerde risicoanalyses.

 

ACT : Stel de procedures en activiteiten bij aan de hand van de gevonden resultaten

Elk zorgsysteem start met de beleidsverklaring van de directie en eindigt met de directiebeoordeling. In haar management review vergewist de directie zich ervan dat het managementsysteem voor de veiligheid nog steeds effectief en efficiënt is. Ze moet niet enkel fouten corrigeren maar ook de oorzaken aanpakken. Zeker bij een ongeval of incident zijn strenge analyses op zijn plaats.

 

Op basis van die evaluaties  en de audits beslist de directie om het beleid rond welzijn en veiligheid waar nodig bijsturen. Dit zijn de zogenaamde ‘correctieve of preventieve acties’. Ook wijzigingen in de regelgeving of veranderingen binnen de onderneming, zoals een uitbreiding of verbouwing kunnen daartoe leiden. Dit achteraf bijsturen sluit de Demingcirkel en opent opnieuw de planningsfase.

 

Aan de slag!

Alles begint met een overtuigde aanpak en goede rolverdeling tussen alle betrokkenen: de werkgever, de verantwoordelijke manager voor het zorgsysteem, de hiërarchische lijn, de werknemers en last but not least, de preventieadviseur.  Als iedereen zijn rol kent en speelt zet je meteen al de grootste stap naar een duurzaam welzijnsbeleid .

 

Zin in meer?

Preventieadviseurs zijn verplicht om jaarlijks bijscholing te volgen om op de hoogte te blijven van de wijzigingen van wetten en reglementen. Dit kan ondermeer met de opleidingen ‘Documentenbeheer voor de preventieadviseur’ en ‘Preventieadviseur niveau 3’.

 

Ogen tekort op de werkvloer?

Het is belangrijk iedereen op de werkvloer te betrekken in het veiliger maken van de werkplek en samen te werken aan de veiligheidscultuur, maar het is vaak moeilijk om mensen effectief mee te krijgen. Samen zie je meer! Via de gratis RiskRaporter app kunnen u en uw collega’s snel en gestructureerd gevaarlijke situaties melden.

 

Bron: Prebes (https://www.prebes.be/sites/default/files/activiteiten/1547/1430741998/pres_20150504_pieterbolle.pdf)

Lees ook