In vijf stappen van reactief naar proactief

by Elke De Wit

Een assistant is vaak afhankelijk van anderen: hij of zij wacht op een reactie, krijgt plots een vraag binnen, wordt gebeld of is gebonden aan een vergadering van anderen. Toch kan je als assistant zelf je agenda bepalen door proactief te werk te gaan. We geven je alvast enkele tips.

 

Een perfecte planning, een haalbaar to do-lijstje en genoeg tijd, of zo lijkt het toch. Uiteindelijk raak je niet voorbij die zaken omdat er vaak dingen tussenkomen. Daar ben je als assistant grotendeels zelf verantwoordelijk voor door onbewust reactief gedrag.

 

Reactief versus proactief

Reactief gedrag wordt uitgelokt door acties: er gebeurt iets en je reageert. Dat is vaak het gevolg van vastgeroeste patronen, een gewoonte om op terug te vallen in bepaalde situaties. Reactief gedrag is normaal, maar wie in elke situatie dit gedrag vertoont, komt in de problemen.

Een andere manier van reageren is proactief gedrag. Hierbij spring je bewuster om met actie en reactie. Door bewustere keuzes te maken, situatieafhankelijk en gebaseerd op het belang van de output, kan je ook het resultaat beïnvloeden. Meer dan automatisch te reageren, neem je het heft in eigen handen en kies je zelf hoe je het doel bereikt.

 

Van reactief naar proactief

Proactiviteit in de hand werken gaat niet zonder slag of stoot. Bewuster keuzes maken, betekent ook dat je verantwoordelijkheid moet nemen voor wat je denkt, kiest en doet en dat ook moet kunnen verdedigen.

Overschakelen van reactief naar proactief werken, gaat dan ook niet in één keer. Proactiviteit je eigen maken kan stap per stap:

  1. Bedenk een situatie waarin je niet het gewenste doel bereikt.
  2. Word bewust van de manier waarop je reageert in die situatie. Is dit wel effectief?
  3. Denk na over hoe je de volgende keer beter zou reageren.
  4. Test het voorgenomen gedrag uit als de situatie voorkomt.
  5. Evalueer het resultaat: wat werkt wel en wat niet?

Ben je toch niet tevreden? Herhaal dan stap 3 tot en met 5 tot je het gewenste resultaat bereikt. Zo neem je beetje bij beetje de controle over van je agenda.

 

Zin in meer?

Ook zin om de zaken extra efficiënt en vol energie aan te pakken? Ontdek dan de tips en tricks tijdens het Nationaal Assistant Congres en bekijk de opleiding Beter functioneren als management assistant.

 

Bron: www.managementsupport.nl

Lees ook