Vijf redenen waarom de OneNote app onmisbaar is

by Elke De Wit

Geen dag zonder OneNote. Het ontdekken van de OneNote app verandert en optimaliseert je manier van werken. In dit artikel vertelt Elke De Wit, product manager bij Kluwer Opleidingen, hoe je de beste opties haalt uit deze Microsoft-tool.

Ik beken. Ik kan geen dag meer zonder OneNote. Papier, pen en Evernote: ik verving ze allemaal door deze handige Microsoft-app.

Vroeger stonden al mijn notities versnipperd op verschillende plaatsen. Ik schreef verslagen en to do’s in mijn papieren notitieboekje. Links naar interessante websites bewaarde ik in de ‘favorieten’ van mijn internetbrowser. En onze server op het werk ontplofte door het aantal ideeën. Ik merkte dat ik structuur miste en veel tijd verloor aan informatie terugvinden.

Tot een collega mij twee jaar geleden liet kennismaken met OneNote. Mijn nieuwsgierigheid was onmiddellijk gewekt. Na enige trial & error ging ik vlijtig aan de slag. Sindsdien is OneNote een onmisbare tool in mijn professionele leven.

Wat is OneNote?

OneNote is een digitale blocnote die toegankelijk is voor smartphone, computer en tablet. Je kan er tekst, afbeeldingen, filmpjes en nog veel meer kwijt. En bovendien kan je dit allemaal delen met jouw collega’s.

Waarom zou je OneNote gebruiken?

  • Verslagen van vergaderingen

Uiteraard staat het delen van vergaderingverslagen met stip op nummer één. Je kiest in OneNote zelf wat je afschermt en wat je deelt. Ik koos ervoor om de notities van interne en externe meetings hier te registreren. Verschillende verslagen deel ik met collega’s. Het voordeel is dat ik er onmiddellijk een actielijst aan kan koppelen. Ja, het gevoel van een to do af te vinken is zelfs digitaal bevredigend!

  • Agendapunten voor overleg

De voorbereiding voor het tweewekelijks overleg met mijn leidinggevende nam vroeger veel tijd in beslag. Ik moest in mijn notitieboek op zoek naar al mijn vragen en verslagen. Met OneNote kan ik mijn agendapunten onmiddellijk aanvullen. Bovendien deel ik dit notitieblok met mijn leiddinggevende zodat we beiden onze punten die we willen bespreken hier kunnen neerpennen.

Het delen gaat trouwens heel gemakkelijk. Je gaat op Notebook staan, klikt op de rechtermuisknop en kiest voor ‘Share This Notebook’. Vul het e-mailadres in van de collega waarmee je deze notitie wil delen. Jouw collega ontvangt dan een e-mail waarin hij of zij de uitnodiging kan accepteren. Je kiest of je collega de notitie enkel kan lezen of ook aanpassingen doen.

  • Vastleggen van ideeën en nieuwe ontwikkeling

Een idee voor een nieuwe opleiding zet ik in OneNote. Ik speur naar informatie op internet en bewaar interessante links of boeiende filmpjes. Maar niet uit elke bron kan je zomaar kopiëren. Daar heeft OneNote iets op gevonden. Je maakt een printscreen van een beveiligde tekst en klikt via de rechtermuisknop op de optie ‘Tekst kopiëren van afbeelding’. Zo wordt de printscreen omgezet in platte tekst. Wanneer je wel uit een pagina kan kopiëren, bewaart OneNote voor jou meteen ook de link. Handig! Hierop werk ik dan verder om uiteindelijk tot een definitieve opleiding te komen die ik nadien gemakkelijk kan kopiëren naar onze backoffice.

 

  • Linken leggen naar werkdocumenten

Waar staat dat bestand ook al weer op de server?” Het is een vraag die op onze werkvloer regelmatig voorbij waait. Maar met OneNote is de tijd van eindeloos de server afspeuren naar Excelsheets en Worddocumenten voorbij. Vanuit OneNote kan ik meteen doorklikken naar het juiste document.

Een link kan je trouwens heel eenvoudig toevoegen. Ga naar het tabblad ‘Insert’ en kies daar voor ‘Link’. Je kunt hier navigeren naar de plaats waar het document bewaard is: OneNote zelf, de server, het internet.  Ook de tekst die voor de link moet komen kies je zelf uit door op ‘Text to display’ te klikken.

  • Last but not least … de tool is gratis!

Het enige wat je nodig hebt is een Live ID. Je kan de applicatie gebruiken vanuit de browser, downloaden als Windows 10 app (met beperkte functies) of als client versie installeren op je computer. Bovendien bestaat er een gebruiksvriendelijke app voor iPhone, Android en Windows Phone.

Dankzij OneNote heb ik mijn papieren notitieboekje aan de kant geschoven. En daar heb ik nog geen moment spijt van gehad. Mijn laatste vergaderingverslag in balpen dateert ondertussen van mei 2016. De eerste stap naar digitaal werken is gezet.

Meer leren?

Ben je zelf nieuwsgierig geworden naar OneNote? Wil je er graag mee aan de slag? Volg dan een van deze trainingen van Kluwer Opleidingen en je bent er meteen mee weg:

  • Digital Tools Experience Day: OneNote is een van de superhandige tools die op dit hands-on congres aan bod komen.
  • Het digitale secretariaat: Deze opleiding leert je hoe je de shift maakt naar een papierloos secretariaat. OneNote is een van de tools om je werk efficiënter en sneller te beheren en uit te voeren.

Lees ook