Management Assistant: van uitvoerder naar sparringpartner

by Peter Vos
Management Assistant: van uitvoerder naar sparringpartner

De dienstbare, zwijgzame management assistant die de baas koffie bracht en notuleerde in steno is een icoon uit lang vervlogen tijden. Advies geven, uzelf zichtbaar maken – het tegenovergestelde dus – is nu meer dan ooit aan de orde. Alles draait om de ‘toegevoegde waarde’ die u als management assistant kunt brengen.

Een management assistant moet vandaag snel kunnen inspringen op veranderende omstandigheden (VUCA wereld), alles op en top organiseren en er helder over communiceren. Niet voor niets stond flexibiliteit eind 2015 al op nummer één in het rijtje met de belangrijkste competenties, zo bleek toen uit een onderzoek van Management Support.

Zelfsturende management assistant

Uw manager twee stappen vóór zijn, problemen al hebben getackeld nog voor ze ontstaan, dat is uw kracht, zodat teamleden en managers toekomen aan hun eigen zaken. U legt de lat hoog, maar gaat niet voor ‘perfect’, wél voor ‘optimaal’.

Wilt u zelfsturend zijn? Dan is persoonlijk leiderschap een belangrijke en essentiële kwaliteit.

Persoonlijk leiderschap bestaat uit een groot aantal aspecten waaronder:

1. Openstaan voor veranderingen

  • Bent u een gewoontedier? Of zijn veranderingen voor u geen hindernis? In de huidige tijd (VUCA wereld) zijn veranderingen een constante.
  • Ga goed na op welke manier de veranderende rol van assistent bij u past. Wat verwacht men bijvoorbeeld nu van u? En wat verwacht u van uzelf?
  • Het sturen van uw manager begint bij het leiden van uzelf en doen wat de organisatie op dat moment nodig heeft.

2. Het ontwikkelen van uw innerlijke kracht

  • Bewust worden van uw eigen kwaliteiten en hoe die het beste tot hun recht komen. En welke taken of opdrachten u voortaan loslaat?
  • Stel uzelf vragen als: wat beweegt mij, waar word ik vrolijk van, welke visie heb ik en durf ik die te delen?
  • Deel uw visie met uw omgeving. Wat gebeurt er? Ben ik eigenlijk wel bezig met de zaken die ik belangrijk en leuk vind, of ben ik enkel bezig met de prioriteiten van anderen en het blussen van brandjes?

3. Tijd geven aan reflectie

  • Waar ben ik nu eigenlijk mee bezig? Maak bewust keuzes: wat moet er vandaag in elk geval gebeuren? Stel uw eigen prioriteiten helder.
  • Reflecteer regelmatig: ben ik bezig met datgene waarmee ik bezig moet zijn? Doe dit 5 tot 10 minuten per dag, neem uw week door, de maand, het kwartaal, enzovoort.
  • Welke grote klus wilt u vandaag gedaan hebben? Zo wordt u steeds meer baas over uw eigen tijd.

Bij zelfsturing zijn verder de volgende specifieke tips nog belangrijk:

  • Vertrouw op uzelf: goed weten wat u wilt en weten waarom u het doet geeft (zelf)vertrouwen,
  • Bewust keuzes maken: u zit achter het stuur met een duidelijke richting voor ogen,
  • Positieve gedachten: wees bezig met wat u hebt, niet wat er ontbreekt,
  • Focus op belangrijke zaken: een einddoel voor ogen hebben zorgt voor een positieve focus,
  • Geef de ander volledige aandacht: heb oprechte belangstelling voor de ander,
  • Neem verantwoordelijkheid: als het tegenzit, ligt dat vaak niet aan de ander…
  • Vergeet nooit te lachen: durf fouten te maken en leer ze aanvaarden met de nodige dosis humor.

Zin in meer?

Wilt u uw eigen toegevoegde waarde ontdekken? Wilt u uw eigen kwaliteiten meer inzetten in uw rol als management assistant? Peter Vos geeft een sessie ‘De zelfsturende assistant’ tijdens het Assistants@Work Congres dat plaatsvindt op 5 december 2019. Kom dan naar de ééndaagse opleiding ‘De zelfsturende management assistant: manage uzelf, uw werk en uw manager’.

Lees ook