10 trends in events in 2020

by Elke De Wit
10 trends in events in 2020

Het organiseren van events is een vak apart. Niet alleen is er de nodige operationele en facilitaire kennis voor nodig. Zonder een attractief, vernieuwend en relevant programma zal geen enkel event een succes worden en het beoogde rendement behalen. Maar hoe zorg je daar nu voor? Waar heeft de eventgast en dus het event anno nu behoefte aan? In deze blog enkele trends in events voor 2020 om je daarbij op weg te helpen.

1. Strategisch Event Design

Om te beginnen is er (eindelijk) meer en meer het besef dat het samenstellen van een succesvol eventontwerp tijd, aandacht en expertise nodig heeft. Live communicatie maakt al jaren een steeds groter deel uit van het marketingcommunicatieplan. De echte strategische waarde ervan echter lijkt nu pas in veel organisaties door te dringen.

We zien dan ook een verschuiving als het gaat om de aandacht die het conceptontwerp krijgt als ook de samenstelling van het ontwerpteam; meer en meer wordt vanuit het hoger management meegedacht en gebrainstormd over wat het event nodig heeft om de doelgroep aan te spreken. Contentmatig en in het toevoegen van beleving. Ze raken én in beweging brengen.

2. Customer Experience & Storytelling

Bij het bedenken van dat plan staat de beleving van de eventgast centraal. Tijdens het event, maar zeker ook de customer journey die deze aflegt van save the date tot follow up. De live ontmoeting is weliswaar het hoogtepunt van deze ‘reis’. De weg ernaar toe is bepalend voor het enthousiasme en bereidwilligheid om überhaupt deel te nemen en biedt bovendien een kans op meer contactmomenten, lees marketing- en bindingsmomenten. Dat het toepassen van storytelling hier onderdeel van uit maakt, de journey versterkt en impactvoller maakt is daarbij een bewezen gegeven en als je het mij vraagt dus een opdracht aan iedereen die events organiseert.

3. Persoonlijke aandacht

De aandachtseconomie waarin we zitten laat zich een op een vertalen naar onder branche, want we varen op aandacht en gastvrijheid. Hoewel de potentiële eventgast het besluit wel of niet naar een event te gaan in de basis vooral op het programma en de mogelijkheden tot netwerken (zie later in dit blog) zal baseren, de verrassing en blijvende indruk zal zeker uit de hoek van persoonlijke aandacht komen. De aandacht die maakt dat iemand zich bijzonder voelt, VIP zelfs, of in elk geval het gevoel geeft er echt toe te doen op het event en niet in de massa op te gaan. Gevolg hiervan: kleinschaligere, intiemere events met (opr)échte aandacht voor elke individuele gast.

4. Interactie en cocreatie

Confusius zei het al: “Tell me and I will forget, show me and I may remember, involve me and I will understand.” We hebben er even over gedaan dit op te volgen, maar ook onze branche begrijpt intussen dat zenden totaal niet het beoogde effect heeft. Willen we de boodschap echt overbrengen, dan is de betrokkenheid van het publiek essentieel. Interactie. En dus interactieve werkvormen. De kennis en mening van de eventgast integreren in het programma. Termen als crowsourcing en crowdshaping zagen we al voorbijkomen. Ofwel betrekken van de crowd bij het bepalen of bijstellen van onderwerpen, maar lijken meer en meer uit te groeien tot cocreatie.

5. Het mag… nee móet ook leuk zijn!

Interactie helpt hier al bij; samen ervaren, samen sparren, samen doen en samen lachen maakt ook pittige inhoudelijke content een stuk luchtiger. Waardoor deze – bewezen vanuit de Neurowetenschap – sterker overkomt en ook beter blijft hangen.

Hoe inhoudelijk een event in zijn oorspronkelijke doelstelling ook is, zorg dus voor voldoende fun factor, aansluitend bij het onderwerp. Een sausje fun als het ware over de content heen. En dat kan op veel manieren; bijvoorbeeld middels de interactieve of meer informele werkvorm, een stukje entertainment als wrap-up of in een spreker die het inhoudelijke vanuit een verrassende invalshoek belicht.

6. Netwerken, ontmoeten

Een niet onbelangrijk onderdeel met groeiende reden tot het bijwonen van live ontmoetingen is – in dit digitale tijdperk – de behoefte aan netwerken. Maar liefst 40% van zakelijke eventgasten geeft aan dat netwerken een van de hoofdargumenten is een event bij te wonen. Reden te meer hier bij de programmering van events ruimte voor in te lassen, programmaonderdelen zo in te richten dat dit het netwerken voedt en netwerktools in te zetten die het de doelgroep makkelijker maakt in contact te komen met diegenen die zij graag willen ontmoeten. Denk hierbij aan netwerkspellen, netwerkapps, foodsharing concepten, badges die oplichten als er een zakelijke match is en badges die middels kleurcodes of segmentatiesigning netwerkinteresses aangeven.

Voornoemde interactieve werkvormen helpen ook hierbij natuurlijk, naast dat zij de kennisdeling en beleving voeden.

ONTmoeten is hierbij overigens ook nog essentieel; we willen vandaag de dag niet in een kader, harnas of vastomlijnd programma belanden. Ruimte voor free time, kennismaken en napraten is nuttige tijd in je eventprogramma.

7. Gamification

Spelvormen, spelend leren, spelend ontmoeten, liefst met een beloningssysteem. Want dat motiveert ons. Bewust en onbewust. En zorgt bovendien voor een factor fun. Niet voor niets dat we allerlei vormen van Gamification in events terugzien. En zoals ook hier vanuit de Neuroscience het inzicht: er komen endorfines vrij als we iets leren of onder de knie krijgen. Het leereffect van gaming is de verslavende factor. Het plezier in gamen komt vanuit het leren. Willen we de eventgast dus echt bereiken, een leuke tijd bieden én iets leren, dan is het inbouwen van gamification bijna een must.

8. Sustainability als randvoorwaarde

De aandacht voor sustainability is niet nieuw in de branche, maar neemt wel een steeds groter podium in ons programmadenken en keuzes in de organisatie/realisatie. Weinig branches creëren immers zoveel waste als de eventbranche.

De slag naar biologisch afbreekbare materialen, papieren rietjes en bekers, bamboe, hergebruik van decoratiematerialen en badges, de keuze voor ‘groene’ locaties, het aanmoedigen tot carpoolen of gebruik van openbaar vervoer, online communicatie en verantwoorde give aways en goodies spreekt voor zich.

Zeker ook internationale events, waarbij men van heel de wereld invliegt, liggen onder ethisch vuur. Om nog maar te zwijgen van al het voedsel dat door onder meer no-show wordt weggegooid, nog los van de inzet van sustainable food om mee te beginnen (zie hierna). En toch staan we nog maar aan de start van een grote verandering hierin.

9. Food Design & Mood Through Food

Ook op het gebied van catering maken we in 2020 weer stappen: mensen willen in zijn algemeenheid gezonder, verser en puurder eten. Lokaal en biologisch. Seizoensgebonden en met het accent op groenten en fruit.

Dat is niet nieuw maar ontwikkelt zich wel heel sterk verder en sterker door. Intussen heeft ook vegan als dieetwens onder de gasten zijn entree gemaakt en zien we (di)eetwensen in zijn algemeenheid een steeds belangrijker aspect worden. En… kennen we het fenomeen upcyclen: producten die normaal worden weggegooid (door de minder aantrekkelijke ‘normale’ vorm bijvoorbeeld) worden nu hergebruikt.

Maar ook wordt catering een belangrijker onderdeel van de gehele beleving. MoodFood, BrainFood, Food for the Soul, Design Food, voorbeelden van het integreren van eten en drinken in de totaalbeleving en het ‘verhaal’, de boodschap van het event.

10. Technische Tools

Tot slot. Een lastige… er zijn tal van tools die bij bepaalde events heel vernieuwend en nuttig inzetbaar zijn. Echter, weinig innovaties hebben echt baanbrekend effect op de branche.

Volgens sommigen wordt 2020 het jaar van Augmented Reality. Omdat het de toepassing zou zijn die alles in het live moment versterkt en nieuwe dimensies aangeeft. En dus juist bij events heel goed aansluit.

Zoals het met veel technische hoogstandjes gaat, of het nu Drones, Beacons of VR betreft, echt breeduit doorbreken doen ze doorgaans niet. Neem zelfs de event-app. Voor sommige events een grote aanwinst voor de communicatie, navigatie door het (persoonlijke) programma en de mogelijkheid tot netwerken. Maar voor alle technische hoogstandjes geldt: zeer zinvol en van toegevoegde waarde, ALS het bij je event past. Eraan meedoen alleen om het de trend is, is hierin niet de beste keuze. De toegevoegde waarde moet er echt zijn. Anders komt het OF niet van de grond, OF niet tot zijn recht.

Neemt niet weg dat netwerken, betrokkenheid, vernieuwing en echte innovatie door de juiste keuze voor interactieversterkende tools je event enorm kan versterken. In echte aandacht, beleving en fun. En dan zit je goed zoals je net las!

Zin in meer?

Hoe kan je in de praktijk een groen, klimaatneutraal evenement op een maatschappelijk verantwoorde manier organiseren? Ontdek het op de Management Assistant Studiedag in de sessie van Lenny Klaassen ‘Maatschappelijk verantwoord event management in de praktijk’.

Biografie

Lenny Klaassen is event manager en adviseur/trainer/auteur op het gebied van business events. Zij richtte Effectivents in 2001 op.

Lenny schreef diverse eventboeken (zie ook op Bol.com: Zakelijke en Publieksevenementen) en is regelmatig gastauteur voor eventplatforms als Events en Eventbranche. In 2018 kwam haar 5e boek Effectief Eventmanagement uit. Een studie/managementboek dat op 20 HBO opleidingen wordt ingezet.

Lees ook