Social media bepalen succes van events en meetings

by Elke De Wit

Social media versterken meetings, leermomenten en events… als je er slim mee omgaat. Wij lazen voor u een boek vol tips & tricks. En ontdekten de verborgen voordelen van social media voor de meeting van de toekomst.

In een vorige blogpost kon je lezen hoe Maarten Vanneste in The Tweeting Meeting crowdsourcing promoot om beter te vergaderen. Vandaag verneem je hoe je meer uit meetings, leermomenten en events haalt met de hulp van social media.

 

Voordelen
Social media ontpopten zich tot een innovatieve tool voor de beurs- en eventwereld. Wat begon als een tool om informatie te delen, groeide uit tot een bedrijfsfilosofie die bedrijven veranderde. Social media doen anders luisteren, delen, leren en binden. Op diverse terreinen: brand extension en adverteren, toegang tot online leden- of klantenbestand, real-time customer service, samen werken aan educatieve doelstellingen, promotie & PR, kostenreductie en green events. Gezocht: een roadmap om social media gepast te implementeren, te onderhouden en te meten. Maarten Vanneste somt 8 elementen op die in die roadmap moeten staan:
1. Bepaal je doelstellingen
2. Bepaal de social media-platformen die aansluiten bij je bezoekers en meet de resultaten
3. Stimuleer bezoekers om te netwerken met ‘peers’
4. Plaats social media-tools op en rond de eventvloer: schermen, tablets,…
5. Genereer trafiek door content aan te leveren
6. Beloon je meest actieve volgers
7. Kies de juiste tools om te meten en monitor de conversaties
8. Verwerk je volgersaantal in een databank

 

Kritische vragen
Een social media-strategie vereist planning en implementatie. Stel vooraf kritische vragen: wie is verantwoordelijk voor de strategie? Welke doelgroep? Welke boodschap? Hoe meet ik het succes? Welke platformen? Hoe monitor ik conversaties? Welke content (blog, tweets, webcasts, …)? Wie reageert (en namens wie)? Wie post content? Hoe wordt de content gedeeld? Hoe omgaan met negatieve reacties? Welke advertenties, PR-boodschappen en andere incentives verspreid ik? Welke band is er met offline? Welke interne resources zijn er? Welke meettools en -methodes zijn er voor ROI en ROE?

 

Eén gouden regel
Veel vragen. Maar onontbeerlijk om succes te boeken. Want er is één gouden regel: You get out, what you put in it! Wie die kritische vragen samenvat, komt uit bij vier aandachtspunten. Een eerste aandachtspunt is tijd. Een tweede human resources. Een derde is het financiële plaatje en, tot slot, geduld: het vraagt toewijding om te luisteren en om de aanwezigheid op social media op te bouwen. Een community opbouwen lukt niet op één dag. Soms is een meerjarenplan nuttig! Vergeet intussen niet dat human resources bijdragen tot community building en relatiemanagement. Organisaties hebben behoefte aan een (interne) coördinator en aan (interne/externe) gemotiveerde personen om doelstellingen en richtlijnen voor social media uit te tekenen.

 

Strategie belangrijker dan tools
De juiste strategie is belangrijker dan de keuze van tools. Hoe groot is je aanpassingsvermogen? Wie de voordelen van nieuwe social media-tools snel oppikt, verhoogt de kans op succes. De shift van netwerktools naar learning tools verloopt sneller, samenwerking wordt gestimuleerd. Er is meer participatie en verbondenheid, sponsors en eventorganisatoren nemen deel aan conversaties in plaats van platte promotie te voeren.

Wie het internet inzet om een event te promoten, wie public awareness aanwakkert, heeft een voetje voor. Maar niet enkel de promotie is belangrijk. Denk als organisator aan een aanbod voor, tijdens en na het event! Met webcasting toon je afwezigen wat ze gemist hebben. En met tools als stemsystemen, chats, messaging of e-posters zet je interactie centraal. Een permanente website volstaat niet langer…

Om te overleven creëer je een community die je vervolgens levendig houdt via social media. Zullen social media eventwebsites vervangen? Voor sommige bedrijven werd de Facebook-pagina belangrijker dan de website. Zodat updates eerst op die Facebook-pagina worden aangebracht en later eventueel op de website.

 

Sociaal netwerken
Er is een reden waarom social media ook ‘social netwerking’ wordt genoemd! De tools om relaties op te bouwen zijn gesofisticeerd, maar de onderliggende gedachte verandert nooit: ideaal is wanneer twee mensen hun gelijke vinden en elkaar helpen. Elkaars doelstellingen helpen verwezenlijken. Als je jezelf als een ‘resource’ opstelt, voeg je waarde toe aan de relatie! En hoe zit dat voor organisaties? Zij moeten de snel veranderende social media goed begrijpen en achterhalen hoe die het best worden toegepast. Sponsors moeten weten dat het voor een event belangrijk is om relaties op te bouwen met de bezoekers.

 

Welke social media?
Maarten Vanneste geeft concrete voorbeelden. Twitter laat je toe om met 140 karakters een relatie op te bouwen. De moeilijkheid is gelijkgestemde zielen te vinden. Maar als organisator kan je op eender welk moment deelnemen aan de conversatie. Facebook is wellicht het minst effectieve medium voor netwerking. Het kan wel helpen bij de promotie van een event.

 

LinkedIn
LinkedIn zet je in om de zichtbaarheid van je event en dus de aanwezigheid te boosten. Gebruik LinkedIn actief: ga zelf op zoek naar je doelpubliek. Voor een event bepaal je het doelpubliek aan de hand van een aantal parameters. Deel die informatie met al wie betrokken is bij het project. Suggereer een ‘advanced search’ op basis van die parameters en vraag om zich via relaties te laten introduceren bij het doelpubliek. Vraag om die personen uit te nodigen voor het event. Of organiseerde je al een gelijkaardig event? Zeker in het geval van grote events is dat doorgaans het geval. Vraag aan de deelnemers van toen om het event mee bekend te maken. Zoek LinkedIn-groepen met dezelfde doelgroep, en bespreek de mogelijkheden tot bekendmaking.

Nog meer tips? Gebruik het tweedegraadsnetwerk efficiënt! Zodra een deelnemer registreert, bevestig je die aanwezigheid via het LinkedIn-event. Zo ziet het netwerk van die deelnemers het event. Potentiële deelnemers zien wie ze kunnen ontmoeten. Voeg het event toe aan hun LinkedIn-profiel en indien er een LinkedIn-groep is, nodig dan uit om toe te treden en om actief deel te nemen (en om te carpoolen).

Gebruik tot slot LinkedIn voor uw eigen netwerk. Connecteer met deelnemers van je events, zoek in hun netwerk naar personen die interesse kunnen hebben. Bel deelnemers en vraag naar (maximum vijf) personen in hun netwerk die interesse kunnen hebben voor het event. Vraag vervolgens om hen aan u te introduceren. En nodig die personen uit voor het event.

 

Twitter
Twitter is een ander medium, met andere gebruiksvoordelen. Maarten Vanneste verwijst naar een onderzoek rond 10 events, met 31.442 tweets van 9.736 twitteraars en opmerkelijke resultaten.

Er waren om te beginnen meer twitteraars dan bezoekers. Dat kan, want sommige onderwerpen kwamen binnen discussiegroepen op Twitter terecht. 18% van de tweets ging het event vooraf, 60% van de tweets viel samen met het event en 20% tweets kwamen achteraf. Interessant: het online plaatsen van content na het event zorgde voor nieuwe tweets en discussies.

Zijn alle twitteraars even interessant? 35% van de twitteraars, de ‘power users’, zorgt voor 80% van de tweets (en dus van de content). Zij hebben veel volgers en dus veel online invloed. Power users vormen goede indicatoren voor hot topics en zijn een betrouwbare bron van informatie voor anderen. Als organisator moet je deze groep goed monitoren.

Daarnaast zijn er de ‘random users’. Moedig ze aan om te twitteren. Spreek hen direct aan en bouw een conversatie op. Random users vinden het leuk wanneer ze merken dat hun tweets worden gelezen, wat tot nieuwe tweets leidt…

De conclusie van dat alles? Geef je twitteraars content, publiceer achteraf online content, ook bijkomende content die niet aan bod kwam tijdens het event. Dat is niet zonder risico: het maakt het event minder excusief voor de deelnemers. Zorg er dus voor dat de aanwezigheid altijd de moeite waard blijft. Haal er eventueel spelletjes bij: laat codes doorgeven aan vrienden en collega’s en geef een bonus aan wie zich inschrijft.

 

Social media = nieuwe taal
Twitter, LinkedIn, Facebook,…: social media-tools kan je beschouwen als een nieuwe taal: je moet door een leerproces. Iemand een nieuwe taal aanleren is moeilijk en kost tijd, energie en wil. Maar bij social media-tools mag je niet vergeten dat de echte energie, spirit en kracht in de mensen zit. De mensen maken social media tot social media!

 

En dus…
Wat leren we uit dit alles? Organisaties overleven en groeien door in te spelen op veranderingen, door processen en procedures aan te passen. Een goede bedrijfscultuur en goede (change)communicatie ondersteunen verandering, zo kon je lezen in een vorige blog. Hetzelfde geldt voor meetings en events: de generaties Y en Z zijn daar, hou er rekening mee. Zo is er voortaan de attendee generated content, met dank aan de nieuwste sociale media.

Staan we voldoende stil bij wie er de komende jaren naar onze events of meetings komt? Wie zijn dat? Wat verwachten ze van events en meetings? Zeker bij generatie Z zal de traditionele aanpak van events en meetings niet meer werken. De snelheid waarmee deze generatie informatie wil opnemen, zal verder toenemen. Presentaties (‘monologen’) van 45 minuten? Vergeet het! Alles moet online en deze generatie zoekt tijdens meetings ontbrekende of aanvullende informatie op. Dank u, interrnet. Pecha kucha is here to stay: snelle, korte, flitsende presentaties van vijf tot hooguit zeven minuten. De deelnemers bepalen mee de inhoud, of zelfs delen van de presentatie. Be prepared!

 

 

Meer weten?
Wie zin kreeg om het volledige boek van Maarten Vanneste te lezen, kan hier een kijkje nemen.

 

Kluwer Opleidingen toont u graag hoe social media het leervermogen van uw organisatie versterken. Met aandacht voor praktijkvoorbeelden, kritische succesfactoren én valkuilen.

 

Wilt u zelf nog slimmer gebruik maken van social media? Kom dan naar de Social Media Expercience Day op 28 november in Brussel.

 

 

Lees ook