Feedback: zeg niet ‘jij’ maar ‘ik’

by Kluwer Learning Team

Driehonderd kaderleden van gasvervoerder Fluxys hebben vorig jaar de opleiding ‘Feedback geven en krijgen’ gevolgd. “Omdat communicatie een belangrijke sleutel tot een effectieve samenwerking is, maar niet vanzelfsprekend is in een ingenieursomgeving”, zegt Katleen Lambregs.

Fluxys beheert de infrastructuur die in ons land aardgas vervoert. Een activiteit die niet vrij is van risico’s. Veiligheid staat voorop als een van de bedrijfswaarden van Fluxys. En wie veiligheid zegt, zegt communicatie. In een technische organisatie als Fluxys mag dat al eens extra belicht worden.

 

“Deze opleiding diende in de eerste plaats om onze mensen bewust te maken voor het belang van feedback om de interne samenwerking te bevorderen. Het is belangrijk dat onze medewerkers niet enkel met hun expertise bezig zijn, maar ook stilstaan bij wat ze zien gebeuren en daarover communiceren. Dat kan bijvoorbeeld in een overleg op de werf, tijdens een functioneringsdialoog of in een projectvergadering”, legt Katleen Lambregs uit.

 

Niets om te schuilen

Communicatie staat of valt vaak met de manier waarop er gecommuniceerd wordt. Om die reden koos Fluxys samen met Kluwer bewust voor een niet-klassiek leertraject. “De opleiding duurde één dag. Driehonderd kaderleden werden ingedeeld in groepjes van acht. Iedereen was vrij om zijn groep te kiezen.”

 

Vervolgens vormde elke groep een halve kring. Aan de deelnemers was op voorhand gevraagd om enkele cases mee te brengen: momenten die ze zich herinnerden waarin er feedback moest gegeven worden, of dat er om gevraagd werd. Dat mochten zowel positieve als negatieve ervaringen zijn, of momenten waarin er van feedback geen sprake was, ook al was de opportuniteit er.

 

De deelnemers konden daarbij – letterlijk en figuurlijk – enkel op de steun van een stoel rekenen. “Ze zaten daar als het ware ‘naakt’, zonder iets om achter te schuilen”, herinnert Katleen Lambregs zich.

 

Doe-opleiding

Veel theorie kregen de medewerkers van Fluxys niet over zich heen. “We hebben wel wat theoretische modellen aangereikt, maar dan vooral als kapstok, en heel eenvoudig. De opleiding moest vooral praktisch zijn.”

 

“De deelnemers hebben de hele dag feedback gegeven aan elkaar. Met toenemend succes, vooral omdat we gaandeweg enkele communicatiemodellen hebben toegepast, zoals de ik-boodschap. In plaats van te zeggen ‘jij hebt dat gedaan’, leerden we vanuit de ik-persoon te communiceren: ‘ik zie dat’, ‘ik ben bezorgd dat’ …”

 

‘Feedback geven en krijgen’ is een echte doe-opleiding. “Voor een groep ingenieurs, die zich aan formules en een dikke syllabus verwachtte, was dat toch bijzonder”, meent Katleen Lambregs. “We hebben elkaar echt laten voelen wat wel en niet werkt in communicatie en feedback. Zijn we nu een organisatie waarin iedereen onmiddellijk feedback geeft aan elkaar? Dat durf ik niet zeggen. Wat wel belangrijk is, is dat de klok geluid is en dat we een sterke boodschap hebben gebracht.”

 

Persoonlijke vragen

De medewerkers hebben de opleiding alleszins geapprecieerd. Dat toont zich in de vele vragen die hebben geleid tot een vervolgtraject dat binnenkort start. “De feedback die uit de opleiding kwam, was een te mooie kans om te laten liggen. Medewerkers maken ons nu attent op persoonlijke vragen waar ze nog mee worstelen. Dat kan een communicatievraag zijn, maar ook een vraag rond delegeren of leidinggeven”, vertelt Katleen Lambregs.

 

Ook het vervolgtraject zal geen klassieke training zijn. “We willen trainers inzetten als facilitatoren. Deelnemers geven op voorhand vragen door die daarna in kleine groepjes behandeld worden. We zien dit echt als een workshop. Binnenkort bieden we de feedbackopleiding trouwens aan een extra honderdtal medewerkers aan.”

 

Katleen Lambregs is Training & Development Officer bij Fluxys.

 

Lees ook