Zo stel je een facilitair strategisch plan op

by Tomek Joos
Zo stel je een facilitair strategisch plan op

Als facility manager stel jij het strategisch facilitair plan op en zorg je voor de uitvoering ervan. Met het facilitair bedrijfsplan anticipeer je op toekomstige obstakels. Maar in de praktijk gaan veranderingen sneller dan voorspeld, wijzigt de economische situatie voortdurend en wisselen medewerkers van job. Hoe maak je een facilitair strategisch plan dat blijft overeenkomen met de missie, visie en doelstellingen van het bedrijf? Wij zetten enkele tips op een rijtje.

Om het Facilitair Strategisch Plan (SFP) te laten aansluiten bij de doelen van de organisatie, moet je als facility manager een antwoord formuleren op deze vragen:

  • Hoe sluit de facilitaire functie aan op de organisatie?
  • Op welke manier operationaliseer je de facilitaire strategie?
  • Welke instrumenten kan je gebruiken?
  • Hoe bewaak je de kwaliteit van de facilitaire functie in relatie tot de behoeften?

Benadering van de bedrijfsvisie

De visie van het bedrijf bepaalt de invulling van de facilitaire strategie. De benadering van deze visie kan op vier manieren:

1. Ontwerp en plan

Deze benadering gaat ervan uit dat de visie door één persoon of afdeling ontworpen wordt met gebruik van verschillende instrumenten, zoals de SMART-analyse. De strategie is vóór de implementatie goed geformuleerd.

2. Evolutionair en lerend

De organisatie wordt gezien als een levend wezen, geconfronteerd met de cognitieve beperkingen van de mens. Er zijn grenzen tussen analysevaardigheden en logica. Meestal wordt er voor een lerende benadering gekozen met ruimte voor ideeën van alle afdelingen.

3. Politiek-cultureel proces

De organisatie is een netwerk van medewerkers, vakbonden en aandeelhouders. Binnen dit netwerk wordt onderhandeld en samengewerkt. Het netwerk heeft gedeelde normen, waarden en geloofsovertuigingen.

4. Configuratie en transformatie

De samenstelling van de organisatie sluit aan op die van de omgeving. Wanneer de samenstelling verandert, moeten organisatie en omgeving voortdurend op elkaar afgestemd worden.

De fasen van het SFP

Hét instrument om een succesvolle strategie te implementeren is het Strategisch Facilitair Plan (SFP). Hierin wordt vooruitgekeken naar toekomstige ontwikkelingen en welke uitwerking ze hebben op de huidige bedrijfsvoering. Het opmaken van dit plan doe je in vijf fasen.

1. Stel je visie, missie en doel op

Hoe ziet de wereld er nu uit en wat zijn de kansen in de toekomst? Vanuit die vraag formuleer je een visie, die telkens bijgesteld kan worden. De missie staat wél vast en hoeft, eenmaal geformuleerd, niet meer herzien worden. De missie definieert het bestaansrecht van de organisatie en biedt een antwoord op de vragen: Wie zijn we, wat doe we, wat willen we bereiken? De doelstellingen worden gehaald uit de missie en de visie. Welke resultaten willen we halen? Doelstellingen zijn het best haalbaar als ze ‘SMART’ geschreven zijn. Dit wil zeggen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden en Inspirerend.

2. Voer een SWOT-analyse uit

Een SWOT-analyse kijkt naar de sterkten en zwakten van de organisatie met betrekking tot hun missie en doelstellingen. Deze worden afgezet tegen de bedreigingen en kansen van de omgeving. De SWOT-analyse toont je de punten waaraan je extra aandacht moet geven.

3. Maak een verschillenanalyse

Wanneer je niet inspeelt op veranderingen, ontstaat er een gat tussen het beleid van de organisatie en de wensen van de omgeving. Door het uitvoeren van een verschillenanalyse, dicht je deze kloof en minimaliseer je een verlies van klanten.

4. Formuleer een oplossingsrichting

De aanknopingspunten uit de verschillenanalyse leiden naar een oplossingsrichting. Aan de hand van verschillende scenario’s, werk je meerdere oplossingsrichtingen uit.

5. Voer uit, evalueer en stel bij

De koers van de organisatie wordt geleid door de missie en doelstellingen. Het strategisch facilitair plan helpt om het beleid om te zetten in handelingen.

Maar zelfs al heb je een goed uitgebouwd strategisch plan, dan is het nog altijd mogelijk dat je niet het beoogde resultaat bereikt. Dit zijn enkele veel voorkomen de valkuilen:

  • Het strategisch plan is opgesteld maar wordt niet uitgevoerd
  • Het strategisch plan is opgesteld zonder betrokkenheid van het management
  • Het strategisch plan wordt het niet gedragen door de organisatie of onrealistisch bevonden.
  • Het strategisch plan wordt niet aangepast en gezien als een zelfstandig in plaats van als een ondersteunend document.

Wees je als facility manager bewust van deze valkuilen. Neem de tijd bij het opstellen van je facility strategie en toets ze af binnen je organisatie. Op die manier kan een goed opgezet en uitgevoerd Strategisch Facilitair Plan een grote meerwaarde zijn voor je organisatie.

Bron: https://www.centrumfacilitair.nl/basiskennis/strategischfacilitairmanagement

Zin in meer?

Wil je jezelf ontwikkelen tot een professional in facility management? Volg onze praktijkopleiding ‘Facility Management van A tot Z’!

Lees ook