Case study: facility management in het nieuwe AZ St. Maarten

by Tomek Joos
Étude de cas : facility management au sein du nouvel hôpital AZ St- Maarten

In 2007 werd via een zorgstrategisch plan besloten om drie ziekenhuiscampussen – Rooienberg in Duffel en Leopoldstraat en Zwartzustervest in Mechelen – samen te brengen in een vervangingsnieuwbouw aan de Mechelse stadsrand. Sinds eind 2018 werd het nieuwe AZ Sint-Maarten in dienst genomen. Met een oppervlakte van 114.000 m², een capaciteit van 654 hospitaalbedden en een grote polikliniek, is optimaal facility management absoluut noodzakelijk om een goede zorgondersteuning te kunnen bieden. Lees hier de hele case study.

Eerst de logistiek in kaart, dan het uittekenen van de nieuwbouw

In deze case study focussen we ons op de facilitaire ondersteuning van dit complexe verhuis- en integratieproject van de drie ziekenhuiscampussen. Het project kreeg de naam Feloza, wat staat voor ‘Facilitaire En Logistieke Ondersteuning van Ziekenhuis Afdelingen’. Als eerste stap in dit project werd een diepgaande logistieke oefening gehouden om alle logistieke stromen en facilitaire dienstverlening in kaart te brengen en te optimaliseren. “Dit deden we nog voor het uittekenen van de nieuwbouw”, legt Annelies Van Gaver, facilitair directeur van AZ Sint-Maarten uit. “We wilden een geïntegreerde facilitaire werking met uniforme en efficiënte processen en een duidelijk afgebakende taakverdeling. Zodat het zorgpersoneel zich nog meer kon focussen op de patiëntenzorg.”

In het facilitair departement van het AZ Sint-Maarten zijn ongeveer 250 mensen werkzaam, vooral in soft facilities en apotheek gerelateerde diensten. Omwille van het kaliber van het project werd ook een beroep gedaan op een externe partner Omni Care Consult (OCC). Annelies Van Gaver: “We onderzochten wat er wel en niet naar tevredenheid verliep, wat de ideale werksituatie zou zijn binnen de nieuwbouw en wat er zo ideaal mogelijk realistisch realiseerbaar was. Zodat de facilitaire en logistieke medewerkers ongemerkt hun taken konden verrichten zonder de verpleging af te leiden.”

“Alles is erop gericht om de ondersteuning maximaal efficiënt te laten verlopen en het rendement van onze operatiekamers zo hoog mogelijk te houden”, geeft Annelies Van Gaver aan.

Gestroomlijnde circulatie als basis

Het nieuwe AZ Sint-Maarten heeft een praktisch gestructureerde circulatie, zowel voor patiënten als medewerkers. Zo zit aan de hoofdingang de aansluiting naar de polikliniek meteen links, het labo vooraan rechts. Elke ziekenhuisvleugel heeft een eigen kleur die met behulp van led-lichtlijnen herhaald wordt.

Op niveau -1 loopt een lange logistieke straat doorheen het gebouw waar alle logistieke en facilitaire ondersteuning is samengebracht. Daar sluiten onder andere het magazijn, de apotheek, de sterilisatie en de catering op aan. Ook de administratie van de facilitaire dienst en de loskades voor vrachtwagens zijn op deze verdieping ingericht. Automatisering en robotisering optimaliseren de circulatie in het ziekenhuis. Zo is er een rechtstreekse buizenpost die snel medicatie levert, een ‘dropzone’ aan elke transportlift en tablets in het operatiekwartier die met een sneltoets de schoonmaakploeg kunnen oproepen. “Alles is erop gericht om de ondersteuning maximaal efficiënt te laten verlopen en het rendement van onze operatiekamers zo hoog mogelijk te houden”, geeft Annelies Van Gaver aan.

Ondersteunende diensten ontlasten het zorgpersoneel

Binnen het Feloza-project werd ook de dienstverlening van de ondersteunende diensten geoptimaliseerd om het zorgpersoneel zoveel mogelijk te ontlasten. Zo reinigt de schoonmaakploeg de volledige kamer en maakt die klaar voor opname. De logistieke medewerkers ondersteunen de verpleging bij elke maaltijdbedeling en bij huishoudelijke taken. Een device waarop ze hun taken digitaal doorkrijgen en kunnen afvinken, helpt hen om het overzicht te bewaren. Daarnaast wordt het verplegend personeel bijgestaan door een magazijnmedewerker, een uitleencentrale, een hoteldienst en een apotheek. De apotheek vult de medicatievoorraden aan in de semi-automatische medicatiekasten en het patiëntenvervoer verloopt via een softwaresysteem van i-transport.

Apotheek als facilitator

De apotheek valt in Sint-Maarten onder Facility Management. Via een systeem van robotisering worden de medicijndoosjes gestockeerd, gesorteerd, aangevuld en naar de juiste afdeling gestuurd. “Twintig procent van de benodigde medicatie per patiënt is specifiek”, zegt Annelies Van Gaver. “De medicatie wordt klaargezet in de apotheek op naam van de patiënt en via de buizenpost verstuurd naar de afdeling.”

Daarnaast is de apotheek ook verantwoordelijk voor de sterilisatieafdeling. Een geheel vernieuwe werking werd geïmplementeerd. Die zorgt onder andere voor een geïnformatiseerde tracering van instrumentensets en het automatisch laden en leegmaken van wasmachines en droogkasten.

Aandacht voor een prettige werkomgeving

Het ontwerp van het gebouw werd toegewezen aan VK STUDIO Architects, Planners & Designers. De architectuur zorgt overal voor rijkelijk daglicht. Er is een aangenaam bedrijfsrestaurant met buitenruimte en gevarieerde meubels. Betalen verloopt elektronisch en de prijzen stimuleren gezonde eetkeuzes.

Wie met de fiets komt, kan zijn kledij laten drogen in een lokaal en kan gebruik maken van de kleedkamers en kleedkastjes. “Die kastjes hebben een schuine bovenkant tegen stof en vuil”, zegt Van Gaver. “En onderaan en bovenaan zitten ventilatiesleuven om geurhinder tegen te gaan.”

Door een stevige voorbereiding en volle focus op de integratie van alle facilitaire diensten kon de facilitaire werking sterk verbeterd worden, terwijl er ook veel aandacht bleef voor de werkomgeving, de circulatie en de communicatie. Door het uitgekiende facility management van AZ Sint Maarten kan het verplegend personeel zich focussen op de belangrijkste taak van het ziekenhuis: de zorg voor de patiënt.

Bron: www.profacility.be

Zin in meer?

De trends en de kerntaken en competenties van facility managers komen aan bod in de praktijkopleiding Facility Management. Na deze vierdaagse praktijkopleiding stelt u zelfstandig een facilitair beleidsplan op.

Lees ook