10 tips die elke inkoper moet kennen om doelgericht te onderhandelen

by Tomek Joos
10 tips die elke inkoper moet kennen om doelgericht te onderhandelen

Effectief onderhandelen is één van de belangrijkste pijlers van inkoop. Vaak wordt negotiëren onterecht gereduceerd tot het behalen van kortingen op de aankoopprijs. Met sterke vaardigheden wordt de scope van een onderhandeling breder en blijf je als inkoper controle houden op het resultaat. Tien gouden tips voor het effectief voeren van onderhandelingen.

1. Focus op contacten in plaats van contracten

Het begrip ‘onderhandelen’ heeft vaak een negatieve associatie. Het ouderwets uitknijpen van de andere partij is echter niet meer aan de orde. Vandaag is het belangrijk om bij een onderhandeling een goede uitkomst te vinden voor alle partijen. Contact – in plaats van contractmanagement. Door interesse te tonen, kan je een gunfactor creëren en dat is belangrijk als je voor een lange termijn samenwerkt. Door als team te opereren, bereik je het beste en het meeste resultaat.

2. Alles begint bij een goede voorbereiding

De voorbereiding van een onderhandeling bepaalt tot 80 % van het behaalde resultaat. De eerste vraag die je als inkoper moet stellen is: wat is onze bedrijfsvisie? Gaan we voor innovatie, duurzaamheid, lage kostproductie, …? Deze strategische doelstellingen bepalen de focus tijdens de onderhandelingen.
Vervolgens bepaal je de strategische waarde van de leverancier. Hoe cruciaal is zijn product voor het strategisch doel en de werking van jouw bedrijf? Dat bepaalt hoe je de onderhandelingen voert. Met een belangrijke partner zoek je naar gemeenschappelijke waarde en spreek je over mogelijke risico's en hoe je ze moet indekken.
Daarna leg je voor jezelf vast wat je onderhandelingsruimte is. Wat is het beste mogelijke resultaat en wat is realistisch haalbaar? Waar ligt voor jou de absolute grens? Welke andere aspecten kan je meenemen, zoals transport, betalingsvoorwaarden, extra services, … ? Als inkoper moet je vooraf weten wat je opties zijn en waar er openingen zijn om te onderhandelen.

3. Onderhandelen leer je door te onderhandelen

De praktijk is de beste training om een goed onderhandelaar te worden. Waarover je onderhandelt is wat je krijgt. 'Ask and you shall receive'. Al doende verbeter je je onderhandelingsvaardigheden. Je leert zelfs meer van onderhandelingen die niet goed gaan of beter hadden gekund, dan van onderhandelingen die vlekkeloos verliepen.
In het begin van je loopbaan als inkoper kan het soms moeilijk zijn om de bedoelingen van de tegenpartij in te schatten. Hoe open en eerlijk zijn ze? En hoe open en eerlijk is de interne klant voor wie je de onderhandelingen doet? Zijn er verborgen agenda’s? Probeer altijd om zoveel mogelijk informatie op tafel te krijgen.

4. Geef de tegenpartij twee keuzes

Geef je leverancier maximaal twee keuzes. Zo zet je de opties naar jouw hand en geef je tegelijkertijd de tegenpartij het gevoel keuzevrijheid te hebben. Je zet hen niet voor het blok, maar je geeft ook niet teveel ruimte en houdt het stuur in handen.

5. Noem nooit als eerste je prijs

“Wat is je prijs?” Het is één van de belangrijkste vragen tijdens een onderhandeling. Je moet nooit zelf als eerste een prijs nemen. Het zal je soms verbazen welke prijs de ander in zijn hoofd heeft. Het hangt natuurlijk van de situatie af. Wanneer jij meteen een lagere prijs noemt dan wat de leverancier in zijn hoofd had, zal hij jou daarna wel proberen tegemoet te komen en kun je op een lagere prijs uitkomen dan verwacht.

6. Weet wanneer je twistpunten uitvecht

Wanneer is het een goed moment om strijdpunten ter sprake te brengen? Bewaar je die best tot het einde of val je meteen met de deur in huis? Alles hangt af van de context. Vaak is het goed om deze punten tot het einde te bewaren, omdat er zo eerst een positieve sfeer wordt gecreëerd. Maar bij harde onderhandelingen – alles of niets – begin je best eerst met de twistpunten. Houd in dat geval ook een 'walk away'-tactiek achter de hand: je leverancier wil verkopen en zegt dat hij zijn laagste prijs heeft gegeven. Op dat moment weggaan uit de onderhandeling, versterkt je autoriteit en kan de prijs in jouw voordeel doen ombuigen.

7. Onderhandel face to face

Ga altijd tegenover de tegenpartij zitten aan tafel. Daarvoor is er één simpele reden: wanneer je leverancier naast jou zit, kan die heel gemakkelijk je aantekeningen inkijken.

8. Wees je bewust van het ongezegde

Wat je niet zegt, is zeker zo belangrijk als wat je ter sprake brengt. Wees je bewust van je houding en je non-verbale communicatie. Probeer ook de andere partij op die manier te lezen. De uitkomst van de onderhandeling wordt ook bepaald door het ongezegde.

9. Onderhandel tot de laatste snik

Het is niet omdat je bij je eerste gesprek de prijs naar beneden hebt gehaald dat de onderhandeling voorbij is. Blijf je doelstellingen voor ogen houden en probeer de prijs verder naar beneden te krijgen tot het contract getekend is. Als onderhandelaar moet je soms een lange adem hebben.

10. Beheers de verschillende fasen van onderhandeling

Onderhandelen begint met de voorbereiding van het gesprek, daarna breng je het verschil ter sprake, probeer je dit te overbruggen om tenslotte naar een overeenstemming toe te werken. De voorbereiding is hierbij de belangrijkste fase. De verschillende fases van de onderhandeling verschillen in de praktijk wel eens van de theorie. Maar door veel te oefenen, krijg je de kunst in de vingers om de klant jouw route te laten nemen alsof het diens eigen vrijwillige keuze is. Houd je doel in je achterhoofd en probeer jezelf bij elke onderhandeling wat meer te stretchen. Zo haal je er nog meer uit. Veel succes!

Bron:
https://www.kmoinsider.be/hr/inzicht-in-inkoop-de-kunst-van-het-inkopen-effectief-onderhandelen

Zin in meer?

Wil je graag zelf je skills als onderhandelaar aanscherpen? Volg onze training ‘Onderhandelingstechnieken voor inkopers’ en word meester in het spel van geven en nemen!

Lees ook