De arbeidsovereenkomst als goed uitgewerkt contract

by Bieke Cauwenberghs

In de individuele arbeidsovereenkomst leggen de werkgever en de werknemer onderling de basisafspraken vast rond de loon- en arbeidsvoorwaarden. Hoewel de overeenkomst vaak enkel bij indiensttreding op tafel komt, is het van groot belang dat ze met zorg wordt opgesteld. Advocaten Maarten Simon en Gil Lagacie van Kwint wijzen op het belang van een goed uitgewerkte overeenkomst.

 

“In principe bewijst de individuele arbeidsovereenkomst zoals elk contract vooral haar nut in het geval van conflicten en verschillen van visie”, legt Maarten Simon uit. “De wet staat in de eerste plaats in voor de bescherming van de werknemer. Het is dus belangrijk dat de werkgever de arbeidsovereenkomst goed opstelt. Wat niet wordt vastgelegd in de overeenkomst, kan hij bij conflicten achteraf niet zo gemakkelijk meer afdwingen.”

 

Loon- en bonusbeleid

“Voor de omschrijving van het loon- en bonusbeleid zijn er twee pistes: zo minimalistisch mogelijk werken of alles net zeer gedetailleerd vastleggen. Bij de minimalistische benadering wordt enkel het vast loon gedefinieerd. In dat geval valt al de rest af te spreken met de werkgever en kan alles makkelijk gewijzigd worden. De minimalistische aanpak geeft de werkgever veel flexbiliteit. Het is echter vaak niet realistisch, aangezien het de werknemer in een zwakke positie zet. Het loon en het bonusplan worden doorgaans besproken op het moment dat de werkgever zich zo aantrekkelijk mogelijk moet maken en de werknemer moet overtuigen van de voordelen. En dat lukt niet met een vaag contract waar enkel het basisloon wordt vastgelegd.”

“Het gevaar schuilt er echter in dat men tussen de minimalistische en de gedetailleerde aanpak blijft hangen. Er wordt een halfslachtig bonusplan afgesproken, zonder er bij stil te staan dat eens alles is ondertekend het gaat om een plan dat door de werknemer afgedwongen kan worden en niet meer zo eenvoudig te wijzigen valt. De arbeidsovereenkomstenwet zegt dat je als werkgever niet het recht hebt om belangrijke voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Om problemen te vermijden moet je dus kiezen: of je gaat voor de heel minimalistische aanpak, of je gaat alles degelijk en tot in detail uitwerken.”

 

De discussie en alle processen rond bonussen kunnen vermeden worden door een tijdsbeperking op te nemen in het bonusplan.

 

Beperk je bonusplan in tijd

“Ik raad aan om in de arbeidsovereenkomst een verwijzing op te nemen naar een bonusplan. Dat bonusplan maakt geen deel uit van de arbeidsovereenkomst en wordt niet ondertekend door verschillende partijen, maar moet wel met dezelfde zorg worden opgesteld als een cao. Met een duidelijke aflijning in de tijd, een aanduiding van hoe en wanneer een nieuw bonusplan bekendgemaakt wordt en welke criteria gelden. Daar kan je ook in vastleggen wat er gebeurt wanneer de werknemer de onderneming verlaat of van werkrooster wijzigt. Vooral de tijdsbeperking is belangrijk, want de kans is groot dat je binnen dit en vijf jaar het bonusplan ernstig wil herzien door gewijzigde omstandigheden. Dan moet je die flexibiliteit hebben.”

“We hebben een zaak gehad waarin een werknemer volgens het bonusplan recht had op 1% van de omzet van het bedrijf. Dat ging goed, tot het bedrijf een andere onderneming overnam en de omzet plots vertienvoudigde. De werkgever vond het bonusplan niet meer gerechtvaardigd aangezien de werknemer geen bijdrage leverde aan de extra omzet van het overgenomen bedrijf. De context was gewijzigd, maar het stond wel zwart op wit in zijn arbeidsovereenkomst. De discussie en alle processen die gevoerd werden als gevolg, hadden vermeden kunnen worden door een tijdsbeperking op te nemen in het bonusplan.”

 

Speel in op de toekomst

“Ook de cafetariaplannen zijn aan een opmars bezig, waarbij de werknemer de flexibiliteit krijgt om te kiezen tussen verschillende voordelen. Ben je van plan om op termijn een cafetariaplan op te starten en wil je dit niet via een cao vastleggen, dan kan je hier best in de individuele arbeidsovereenkomst al op anticiperen. Want als alles al contractueel vastligt, dan heb je nadien het individuele akkoord nodig van elke werknemer om nog voordelen te kunnen toevoegen of wijzigen. In dit geval is het dus ook in het voordeel van de werknemer dat de mogelijkheid van een cafetariaplan al aan bod komt in de arbeidsovereenkomst.”

 

 

Invloed van de wet wendbaar en werkbaar werk

Ook de arbeidsovereenkomsten die reeds zijn opgesteld, verdienen nog de nodige aandacht. Zo benadrukt Gil Lagacie dat door de wet wendbaar en werkbaar werk bepaalde aspecten rond werkroosters herbekeken dienen te worden.

 

Bekijk de arbeidsovereenkomsten

“Voor bestaande arbeidsovereenkomsten van voltijdse werknemers en deeltijdse werknemers met een vast werkrooster verandert er in principe niets. Voor voltijdse werknemers dient het werkrooster niet verplicht in de arbeidsovereenkomst te worden vermeld.”

“Voor deeltijdse werknemers met een vast werkrooster bestaat die verplichting wel, ook na de nieuwe wet. De verandering situeert zich bij de deeltijdse werknemers die werken volgens een variabel uurrooster. Tot 30 september 2017 dient ook voor deze categorie het werkrooster concreet te worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Vanaf 1 oktober 2017 verdwijnt die verplichting. De arbeidsovereenkomst moet dan enkel nog de overeengekomen arbeidsduur – en niet langer het werkrooster – vermelden. Zo zal bijvoorbeeld een clausule inzake arbeidsduur met de vermelding ‘gemiddeld 15 uur per week op kwartaalbasis’ volstaan.”

 

Doorgaans vergeet men evenwel dat ook de arbeidsovereenkomsten van deeltijdse werknemers met een vast werkrooster moeten worden aangepast, ook al volgt dit niet met zoveel woorden uit de bepalingen van de nieuwe wet.

 

Glijdende uurroosters

“Veel bedrijven bieden de mogelijkheid aan om flexibel om te springen met het uurrooster. Tot voor de wet ‘wendbaar en werkbaar werk’ was het systeem van glijdende uren niet wettelijk geregeld. De nieuwe wet verplicht de werkgever om bij gebruik van glijdende uurroosters de nodige vermeldingen toe te voegen in het arbeidsreglement.”

“Doorgaans vergeet men evenwel dat ook de arbeidsovereenkomsten van deeltijdse werknemers met een vast werkrooster moeten worden aangepast, ook al volgt dit niet met zoveel woorden uit de bepalingen van de nieuwe wet. Uren die door een deeltijdse werknemer buiten het werkrooster vermeld in de arbeidsovereenkomst worden gepresteerd, kunnen onder bepaalde voorwaarden aanleiding geven tot betaling van overloon.”

“Deeltijdse werknemers, bijvoorbeeld, die overloon zouden claimen omdat ze, door gebruik te maken van glijtijden, buiten het in de arbeidsovereenkomst initieel vastgelegde uurrooster werken, dat moet vermeden worden. Daarom is het noodzakelijk om bij de bestaande arbeidsovereenkomst een bijlage toe te voegen waarin het glijdend werkrooster wordt vermeld.”

“Een variabel deeltijds werkrooster, aan de andere kant, kan niet gecombineerd worden met glijtijd, zodat zich voor die categorie geen aanpassing opdringt. Het is dus zeker relevant om na te kijken of er in de deeltijdse arbeidsovereenkomst wordt verwezen naar glijdende uren en of het arbeidsreglement volledig en up to date is”

 

Vrijwillige overuren

“Een ander element waarnaar al verwezen kan worden in de arbeidsovereenkomst is het concept van de zogenaamde ‘vrijwillige overuren’. De wet stelt dat een werkgever maar gebruik kan maken van vrijwillige overuren voor zover de werknemer daar uitdrukkelijk mee akkoord is gegaan. Het vervelende is dat dat akkoord elke 6 maanden hernieuwd moet worden.”

“Het kan zinvol zijn om al bij de aanwerving een dergelijk akkoord in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Zo zijn de eerste 6 maanden van tewerkstelling reeds gedekt. Dit neemt niet weg dat na dat eerste half jaar er opnieuw een schriftelijk akkoord gevraagd moet worden opdat vrijwillige overuren in de daaropvolgende periode van zes maanden mogelijk zouden zijn.”

 

Zin in meer? 

Meer info over de verschillende clausules van de arbeidsovereenkomst krijg je op de studienamiddag ‘Arbeidsovereenkomsten: een analyse van nuttige clausules’

 

Maarten Simon richtte in 2015 samen met twee collega’s Kwint op, een advocatenkantoor gespecialiseerd in arbeidsrecht en sociale zekerheid. Vandaag staat hij zowel multinationals als Belgische kmo’s bij in alle juridische aspecten van hun personeelsbeleid. Dat gaat voor een groot deel om ontslagdossiers, maar daarnaast geeft hij ook advies bij vragen over arbeidsovereenkomsten, arbeidsduur, loonbeleid, privacy, discriminatie, beschermde werknemers, relaties met vakbonden en welzijn op het werk.

Gil Lagacie geeft juridisch advies over uiteenlopende onderwerpen gerelateerd aan human resources binnen de onderneming en legt zich vooral toe op ontslagrecht en arbeidsduur.

Lees ook