Robotic Process Automation: 5 tips voor succes

by Joris Van Ostaeyen
Robotic Process Automation: 5 tips voor succes

Stel je een toekomst voor waarin jouw bedrijf zowel échte als virtuele werknemers heeft. Jouw virtuele collega’s zijn software robots die uitblinken in het repetitieve, saaie werk zoals orderingave, rapportering of factuurverwerking, en ze doen dat foutloos en zonder pauzes. Hierdoor kunnen echte werknemers focussen op écht waarde toevoegen, zoals strategisch nadenken en communiceren.

Het goede nieuws is dat deze toekomst vandaag al een realiteit is. Robotic Process Automation, RPA, is een software technologie die toelaat om zo’n virtuele collega’s te creëren en te beheren. Met RPA kan je software robots bouwen die repetitieve, monotone taken uitvoeren over verschillende applicaties heen.

Geen wonder dat RPA wereldwijd in de lift zit. Volgens het onderzoeksbureau Gartner groeide de markt met 63% in 2018, het snelst groeiende enterprise software segment ter wereld. Hoog tijd dus om te bekijken hoe jouw bedrijf succes kan boeken met RPA.

1. Kies de juiste toepassingen

De grootste uitdaging met Robotic Process Automation is zeker niet om één toepassing te vinden, maar wel om de juiste toepassing te vinden binnen de vele mogelijkheden. De ideale RPA use case beantwoordt aan een aantal criteria.

Ten eerste moet de case haalbaar zijn. Processen moeten vaste regels volgen en een repetitief karakter hebben. Ten tweede moet de case een hoge waarde hebben, veel tijd besparen dus. Bekijk ook hoe vervelend, variabel of vertragend de taak is om de waarde te bepalen. Tot slot heeft de case best een lage complexiteit, want dat bepaalt hoeveel dagen ontwikkeling, testing en deployment er nodig is voor de robot naar wens functioneert. Houd rekening met het aantal scenario’s, de applicaties, het aantal schermen, en of de data al dan niet gestructureerd is in het proces. In samenhang hiermee moet je beslissen of je de robot via Citrix of VDI gaat laten werken. Hoewel er steeds mogelijkheden zijn om op basis van afbeeldingen te automatiseren, is het een stuk eenvoudiger indien de robot rechtstreeks toegang heeft tot de controls van de user interface.

Robonext ontwikkelde een standaard methodiek om de haalbaarheid, complexiteit en waarde van RPA use cases snel in te schatten. Dit laat toe op een gestructureerde manier use cases te mappen en diegene te kiezen die in de sweet spot of RPA zitten (cfr. Figuur 1).

Figuur 1: Use Cases voor RPA: focus op hoge waarde en lage complexiteit voor een ideale RPA case!

2. Bereken de business case

Alvorens aan de slag te gaan met het robotiseren van een proces, is het belangrijk om de businesscase goed in kaart te brengen. Gelukkig is de businesscase van RPA vaak zeer positief. De terugverdientijd van een goede Robotic Process Automation robot is meestal tussen de 6 à 9 maanden.

Hoe kan je de businesscase berekenen? Voor de waarde houd je rekening met hoeveel tijd er wordt bespaard, hoeveel uitzonderingen er blijven bestaan en hoeveel fouten er worden vermeden. Voor de prijs kijk je naar de licentie-, beheers-, en infrastructuurkost qua software, en de ontwikkel- en onderhoudskost qua service.

Door waarde en uitgaven te kwantificeren, kan je dan berekenen wat de terugverdientijd en de Return on Investment (ROI) is. Hier kan dan ook een sensitiviteitsanalyse op gebeuren, bijvoorbeeld door te bekijken hoe de terugverdientijd evolueert in functie van het aantal fte’s aan werk dat kan uitgespaard worden (cfr. Figuur 2).

Figuur 2: Terugverdientijd van een RPA robot in functie van het aantal fte’s aan werk dat kan uitgespaard voor een reële case

3. Betrek je werknemers en IT van bij de start

Om een Robotic Process Automation programma succesvol aan te vatten, is het belangrijk om de juiste stakeholders te betrekken op het juiste moment. De medewerkers zijn de belangrijkste stakeholders. Als een RPA project top down wordt opgelegd zonder dat ze voldoende geïnformeerd zijn, zullen ze RPA gaan zien als een bedreiging, met foute processen en veronderstellingen tot gevolg. Als een RPA project van bij de start bottom up ondersteund wordt door het team, krijgen ze een goed inzicht in de mogelijkheden en beperkingen. Zij zijn ook het best op de hoogte van het te automatiseren proces. Vandaar de tagline van robonext: involving people in automation.

Ook de IT afdeling moet je voldoende betrekken in het traject. Een haat-liefde verhouding komt vaak voor. Enerzijds zien ze waarde en onbeperkte mogelijkheden, anderzijds zijn ze soms overbevraagd en sceptisch. Zij moeten van in het begin goed geïnformeerd worden.

4. Professionaliseer voor schaalbaarheid

In het marketing verhaal van de Robotic Process Automation software bedrijven is het bouwen van een RPA robot kinderspel. Iedereen kan mits een minimale opleiding zelf robots bouwen, er is geen achtergrond in programmering nodig. De realiteit is toch anders. RPA is een low code oplossing, waarbij je vaak standaard activiteiten in flows kunt slepen in plaats van alles te gaan uitschrijven in code. Maar het is wel belangrijk dat je een aantal beginselen van programmeren onder de knie hebt, zoals bijvoorbeeld lussen, variabelen en datatypes. Het klopt dat ook mensen zonder IT achtergrond mits een goede opleiding heel wat taken kunnen automatiseren. Security, governance, architectuur – al deze aspecten dienen op het juiste moment goed uitgewerkt te worden. Een professionele aanpak is zeker nodig.

5. Pluk de voordelen van Artificiële Intelligentie

Is RPA een vorm van Artificiële Intelligentie? Deze vraag leidt in bepaalde milieus tot gepassioneerde discussies. RPA is in veel gevallen Artificiële Domheid: RPA robots voeren vaak enkel eenvoudige, repetitieve taken uit die verstoken zijn van elke vorm van inzicht en redenering.

Toch beschouwen we Robotic Process Automation als een essentieel onderdeel van AI. De RPA markt evolueert sterk in de richting van slimmere robots, die bijvoorbeeld met behulp van Natural Language Processing (NLP) informatie halen uit ongestructureerde e-mails, of zelf de user interface van programma’s interpreteren. Vandaar spreekt men vaak over Intelligent Automation of Smart Business Automation als de volgende fase in de RPA evolutie.

Bovendien is RPA een belangrijke manier om Artificiële Intelligentie in productie te brengen of te “industrialiseren”. AI projecten blijven al te vaak steken in de Proof-Of-Concept fase. Aangezien het zeer eenvoudig is om AI modellen en skills toe te passen binnen de activiteiten van een RPA robot, zien we dat RPA meer en meer naar voren komt als hét deployment mechanisme om AI toe te passen voor bedrijven.

Bron: robonext.eu

Zin in meer?

Wil je meer te weten komen over RPA en het potentieel van deze technologie voor jouw bedrijf? Schrijf je dan in voor de Business Process Management dag.

Biografie

Joris is Chief Strategy Officer bij Robonext. Robonext is gespecialiseerd in slimme bedrijfsautomatisatie en implementeert Robotic Process Automation (RPA) technologie om repetitieve bedrijfsprocessen te automatiseren met virtuele robots. Hij is gespecialiseerd in de business aspecten van technologische innovaties, in het bijzonder technologieën rond procesautomatisatie en Artificiële Intelligentie. Joris heeft een ruime ervaring met het geven van interactieve workshops rond de business aspecten van Robotic Process Automation.

Lees ook