Proces forecasting: 9 tips, 1 valkuil

by Elke De Wit
Proces forecasting: 9 tips, 1 valkuil

Of je nu een autobouwer bent of een fabrikant van diepvriesgroenten, als je een idee hebt van de toekomstige vraag van je klanten, dan kan je daar de bestellingen van je grondstoffen op afstemmen en de organisatie van het werk in de productie-afdeling. En verder alles wat hiermee samenhangt: zoals extra medewerkers aannemen, de vraag aanzwengelen of ICT-capaciteit opvoeren. Daarom is het zo belangrijk om zo goed mogelijk aan proces forecasting te doen.

Wist je dat ook Studio 100 voor de grootscheepse musical 40-45 gebruik maakte van proces forecasting? Zij verkochten ruim 650.000 tickets. Proces forecasting brengt volumes objectief en integraal in beeld. Stel dat je een nieuw product of dienst wil introduceren. Gaan jullie mensen dat extra werk aankunnen? Gaat dit geen bottle-neck veroorzaken? Of onrust op de betreffende afdeling. Als je de processen, die vaak onzichtbaar zijn, in beeld brengt, geeft dit een totaaloverzicht en dat zorgt dan weer voor vertrouwen en rust. Stel je bijvoorbeeld vast via proces forecasting dat je 1,4 FTE extra personeel nodig hebt om aan de vraag te voldoen of extra budget, dan heb je een soliede basis om dat aan te vragen.

Deze 9 tips kunnen helpen bij een degelijke proces forecasting:

1. Stel een basisprognose op

De basis van elke planning is een goede vraagvoorspelling, die heb je nodig voor zowel je budget, de inkoop, voorraadbeheer als voor de productie. Forecast software helpt je om deze vraagvoorspelling te bepalen. Er zijn verschillende methodieken die je kan toepassen, waarbij de methodiek met exponentiële smooting in het algemeen als beste uit de bus komt.

2. Kies het niveau van je forecast accuracy

Dit is de maat voor de kwaliteit van je voorspelling. Je kan starten met de naïeve voorspelling: hierbij neem je als basis van je voorspelling de vorige periode. Daarna kan je de werkelijke forecast accuracy vergelijken met deze van de naïeve forecast.

3. Richt een aparte en onafhankelijke forecasting-afdeling op

Een aparte en onafhankelijke forecasting-afdeling is ideaal. Zo sluipen er geen verborgen persoonlijke motieven of bedrijfsdoelstellingen in de basisprognose. Als er geen aparte cel mogelijk is, kan je deze verantwoordelijkheid aan Logistiek of Productie toekennen.

4. Hou vergaderingen met sales & operations

Beleg eerst een pré-vergadering met mensen van marketing, verkoop, financiën, logistiek, productie. Daarop bespreek je campagnes, promoties, prijswijzigingen, nieuwe introducties en uitfasering van oude producten. Op basis hiervan kan je de prognose handmatig bijstellen. Dan volgt de eigenlijke sales & operations vergadering geleid door de algemeen directeur en bijgewoond door de managers van alle afdelingen. Hier worden de doelen scherp gesteld, waarna je de prognose eventueel kan bijstellen.

5. Samenzitten met leveranciers en klanten

Is het nuttig om samen te werken met andere partijen in de keten: leveranciers en je belangrijkste klanten. Zijn ze bereid om informatie met je te delen, dan kan dit interessant zijn voor je prognoses.

6. Heb je POS-data nodig?

Point of sale data, de verkoop aan de consument kennen kan ook heel nuttig zijn voor de vraagvoorspelling op lange termijn. Op korte termijn spelen net promoties en voorraadeffecten een belangrijke rol om out-o-stock of overproductie te voorkomen.

7. Beslissen op een hoger niveau

Voorspellingen zijn beter te maken als je rekening houdt met het ruimere plaatje. Wat doen andere productie-eenheden, businessunits in je bedrijf of in andere landen?

8. Een enkele forecast

De forecast die goedgekeurd is door de sales & operations managers is de basis voor alle andere planningen. Gooi de vorige versies nog niet weg, zo kan je nagaan of de accuracy verbeterd is en of er afdelingen zijn die continu te hoog of te laag voorspellen.

9. Vaste frequentie

Veel verschillende voorspelfrequenties hanteren is minder efficiënt. Wat je wel kan doen is je aanpak van proces forecasting differentiëren volgens het product. Voor je succesvolle A-producten kan je vaker prognoses doen en de SKU, stock keeping unit, nagaan dan voor C-producten.

Goed afbakenen

Een aantal zaken zijn op voorhand goed af te bakenen als je forecasting op een hoger level wil uitspelen. Denk daarbij aan de data, de soorten forecasting, de methodieken, de software, de communicatie, het proces, de ontleding van de vraag, de frequentie en het bepalen van je ABC-producten. Naast de vele voordelen is de grootste valkuil van proces forecasting dat je systeem te complex is opgevat. Dat maakt het niet voldoende transparant en evenmin flexibel, waarop er meer kans is dat deelnemers afhaken.

Bronnen:

  • imcc.nl
  • www.sixsigma.nl
  • www.logistiek.nl

Zin in meer?

Wil je meer leren over dit boeiende proces forecasting en het op jouw bedrijf toepassen?

Proces Forecasting is een van de thema’s bij de opleiding 'Business Process Management: the next level'.

Lees ook