Organiseer je werk visueel met de Kanban-methode

by Elke De Wit

Kanban is een visuele projectmanagement- en planningsmethode die ervoor zorgt dat vraag en aanbod in een organisatie perfect op elkaar is afgestemd. De methode legt de nadruk op efficiëntie in plaats van overvloed, en wordt vaak genoemd in combinatie met ‘lean’ of ‘just-in-time’ productie. Op vlak van projectmanagement is Kanban niet zozeer van toepassing op de projectplanning dan wel dat het bijdraagt tot een betere projectuitvoering en dat heeft tal van voordelen.  

 

Kanban is oorspronkelijk een Japans woord dat ‘signaal’ of ‘bord’ betekent en wordt nu gebruikt als naam voor een efficiënte visuele projectmanagement- en planningsmethode. Het starten van een Kanban-bord is kinderspel. Een stapel gekleurde post-it’s, wat brown paper en eventueel wat schilderstape: meer heb je niet nodig om je basisbord klaar te maken voor gebruik. In enkele stappen ben je klaar voor de Kanban-methode. Makkelijker kan haast niet.

 

Toyota als start

Taiichi Ohno, een industrieel ingenieur bij Toyota, was de eerste om Kanban toe te passen op het befaamde productiesysteem van het bedrijf. Het idee kwam overgewaaid vanuit de Amerikaanse supermarkten die slechts een bepaald aantal producten in voorraad hielden om de klanten die dag te bedienen. De industriële ingenieurs van Toyota wilden diezelfde mate van efficiëntie overbrengen op hun assemblagelijn. De onderneming wilde haar voorraadniveaus zo laag mogelijk houden, maar toch altijd hoog genoeg om aan de vraag naar onderdelen te kunnen voldoen.

Toen andere bedrijven het proces van Toyota gingen volgen, begon de Lean-beweging, die zich al gauw buiten de productie uitbreidde naar andere afdelingen en soorten ondernemingen. Hierdoor begonnen mensen Kanban toe te passen op werk waar geen fysieke voorraad aan te pas komt, zoals marketing, gezondheidszorg, techniek, boekhouding en projectmanagement.

 

Een waaier aan voordelen

In tegenstelling tot conventionele projectmanagement- en productiemethoden, waarbij werknemers voortdurend zoveel mogelijk werk verrichten of producten voortbrengen, concentreert Kanban zich op de reële behoeften in real time. Het projectteam kan daarnaast meteen de teamleden en hun huidige verantwoordelijkheden identificeren en bepalen in welk stadium van voltooiing elk projectonderdeel zich op dat ogenblik bevindt met behulp van Kanban.

 

Mits ze correct wordt toegepast, heeft een Kanban-benadering tal van voordelen:

  • Een beduidende toename van de productiviteit, betere productkwaliteit, minder afval en een betere work-life balance voor het projectteam.
  • Een continue stroom van toegevoegde waarde, van start tot einde. Dat kan een belangrijk concurrentievoordeel zijn in de bedrijfswereld.
  • Minder werk dat uitgevoerd moet worden en dus ook minder multitasking, dat op zijn beurt de projectkwaliteit verbetert.
  • Flexibiliteit: de organisatie kan zeer snel van koers veranderen met weinig of geen verspilling van inspanningen of materiaal en zo meteen inspelen op vraag van de klant.
  • Een visuele voorstelling voor het team van zijn werk van begin tot eind. Dat leidt tot meer transparantie en verantwoordelijkheid dat de samenwerking ten goede komt.
  • Het blootleggen van de knelpunten in werkprocessen.
  • Permanente verbetering door de lessen die getrokken worden uit de projecten.

 

Slechts twee zaken zijn nodig om bovenstaande voordelen te realiseren: een Kanban-bord introduceren en het gedrag van het projectteam en -management veranderen.

 

Meer weten?

Leer alles over Kanban in de Certified Kanban Foundation Training.

 

Bron: projectmanagement.about.com

Lees ook