Haal meer uit Excel met deze 4 tips

U bent een frequente Excel gebruiker? Verliest u al eens kostbare tijd omdat u die handige en gemakkelijke trucjes en functies vergeten bent? Hier vindt u insider tips & tricks om uw geheugen op te frissen en nog sneller en efficiënter te werken met Excel.

 

1. Formules tonen en verbergen in Excel

Als u vaak en veel formules gebruikt, kan het heel nuttig zijn om alle formules te tonen. Bijvoorbeeld om te controleren hoe elke formule eruit ziet of bij spreadsheet-auditing.

Ga in het menu bovenaan naar ‘File’ en kies daarna helemaal onderaan voor het tabblad ‘Options’. Navigeer daar naar ‘Advanced’. Scroll naar beneden naar het onderdeel ‘Display options for this worksheet’ en zorg ervoor dat daar de optie ‘Show formulas instead of their calculated results’ is aangevinkt.

Voor de liefhebbers van toestenbordcombinaties, dit kan ook door de combinatie Ctrl + ` in te typen.

 

2. Cellen blokkeren in Excel

Wist u dat u ook een reeks cellen kunt blokkeren of vergrendelen in uw Excel-werkblad? Het vergrendelen van een volledig blad is eenvoudig, maar het vergrendelen van afzonderlijke cellen is een ander verhaal.

Volg deze stappen om cellen te blokkeren: 

Stap 1: Selecteer het hele werkblad (Ctrl + A).

Stap 2: Rechtermuisknop en kies daar voor ‘Format Cells’.

 

Stap 3: Ga naar het tabblad ‘Protection’ en vink daar ‘Locked’ af.

 

Stap 4: Selecteer de cel(len) die je wenst te blokkeren.

Stap 5: Klik rechtermuisknop en kies voor ‘Format Cells’ – tabblad ‘Protection’ en klik daar de optie ‘Locked’ aan.

Stap 6: Klik rechtermuisknop op de naam van het tabblad en kies voor ‘Protect Sheet’.

Stap 7: Geef een paswoord in om de sheet te vergrendelen (dit moet je 2 keer doen om tikfouten uit te sluiten).

 

Stap 8: Probeer nu de cellen die je geblokkeerd hebt aan te passen en je krijgt volgende foutmelding te zien.

3. Een specifiek Excel-bestand automatisch openen

Als u dagelijks werkt met Excel, is de kans heel groot dat u ook elke dag met dezelfde Excel-bestanden werkt. Het zou dan wel handig zijn dat deze Excel-bestanden zich automatisch openenen zodra u Excel start. Zo hoeft u niet elke keer de bestanden te openen vanuit Windows Explorer.

Wanneer Excel werd geïnstalleerd, is er een map met de naam XLSTART gemaakt en alle bestanden die u daarin bewaart, worden automatisch geopend wanneer u Excel start.

Deze stappen moet u doorlopen om dit in te stellen:

Stap 1: We proberen te lokaliseren waar de XLSTART folder zich bevindt op uw computer. (1) Ga naar ‘File’ in het menu. (2) Selecteer daar ‘Options’. (3) Navigeer naar ‘Trust Center’ dat helemaal onderaan staat. (4) Klik rechts onderaan op ‘Trust Center Settings’.

 

Stap 2: (1) Selecteer ‘Trusted Locations’ in de linkerbalk. (2) Selecteer de XLSTART-folder in de ‘Trusted Locations’-folder. In de omschrijving moet duidelijk ‘Excel Startup’ vermeld staan. (4) Klik op de ‘Modify’ knop en kopieer het pad (via Ctrl + C). Ga via ‘Cancel’ uit alle onderliggende menu’s zodat je weer in jouw Excel-bestand terecht komt.

Stap 3: Open de XLSTART-folder via Windows Explorer en kopieer het pad bovenaan in de balk. Hier kunt u nu alle bestanden bewaren die u automatisch wilt openen bij het starten van Excel.

Tip: Kies ervoor om te werken met shortcuts. Zo kunnen uw bestanden op de originele locatie blijven staan en kunt u ze daar updaten.

 

4. Track changes activeren in Excel

Wist u trouwens dat niet enkel Word maar ook Excel over een ‘Track changes’-functionaliteit beschikt? Standaard is deze functie in niet geactiveerd, maar dit kunt u eenvoudig instellen en gebruiken. Dit kan soms handig zijn als u met meerdere collega’s aanpassingen doet aan een gedeeld bestand. Want ook het bestand wordt automatisch gedeeld als u deze optie activeert.

Stap 1: Ga naar de ‘Review’ tab in het menu

Stap 2: In de ‘Changes’-groep, klikt u onderaan op de ‘Track changes’ optie en daar selecteert u ‘Highlight Changes’

 

Stap 3: In het dialoogvenster activeert u de optie ‘Track changes while editing. This also shares your workbook’. U kunt verder ook nog specificeren wanneer (‘When’), wie (‘Who’) en waar (‘When’) de track changes gedaan worden. U kunt er ook voor kiezen om een lijst te krijgen met de aanpassingen op een nieuw werkblad. In dat geval vinkt u de optie aan ‘List changes on a new sheet’.

Hoe werkt dit nu?

Stap 1: Als iemand aanpassingen doet in het werkblad, worden de gewijzigde cellen gemarkeerd met een blauwe rand en een kleine blauwe driehoek linksboven in de cel. Als u dan met de cursor hovert over deze cel(len) ziet u een boodschap waarin u kunt zien: wat is gewijzigd, wie heeft het gewijzigd en wanneer.

Stap 2: Alvorens de wijzigingen definitief zijn, moet u deze nog doornemen en goedkeuren. Dit kan handig zijn als u een gewijzigd bestand van een collega of klant krijgt en u moet beslissen of de wijzigingen terecht zijn. Hiervoor gaat u opnieuw naar de ‘Review’-tab bovenaan in het menu en u kiest bij ‘Track Changes’ voor de optie ‘Accept/Reject Changes’.

Stap 3: U komt opnieuw in het dialoogvenster terecht.

 

Hier kiest u bij ‘When’ voor de optie ‘Not yet reviewed’ en klikt op OK. Daarna opent een nieuw dialoogvenster met de aangebrachte wijzigingen. Hier kunt u kiezen voor ‘Accept’ of ‘Reject’.

Bron: myexcelonline.com en trumpexcel.com

 

Meer weten? Wil je nog efficiënter leren werken met Excel? Of je Excel kennis een ferme boost geven? Kom dan naar de Excel Experience Day.

 

 

SaveSave

SaveSave

SaveSaveSaveSave

SaveSaveSaveSave

SaveSave

SaveSave

SaveSave

SaveSave

SaveSave

Lees ook