Excel-Dashboard in 7 stappen

by Elke De Wit
Excel-Dashboard in 7 stappen

Bezorgt Excel-Dashboard je stress en hoofdpijn? Geen nood, de oplossing is nabij. Excel is een handige tool om ruwe data om te zetten in nuttige en betekenisvolle data. Hieronder leggen we uit hoe je in enkele stappen een dasboard maakt in Excel.

Wat is een Excel-Dashboard?

Het is niet gemakkelijk om ruwe data in Excel te interpreteren. Al die rijen en kolommen kunnen een echte warboel zijn. Een Dashboard kan dit probleem verhelpen, aangezien het data visualiseert. De handige tool zet complexe gegevens om in informatie aan de hand van grafieken, tabellen en andere visuele elementen. Zo begrijp en gebruik je de gegevens gemakkelijker. Dashboard kent een brede toepassing, van budgettering tot marketing verkooprapportage.

Voorbereiding

Alvorens je aan de slag kan met een Excel-Dashboard, moet je dataset klaar zijn. Hieronder vind je enkele essentiële stappen die je moet nemen voor je de data in een visualisatie giet.

1. Data importeren in Excel

Allereest moet je data in een Excel-bestand staan. Is dit al zo? Geweldig! Dan zit deze stap er voor jou op. Zo niet? Importeer je data in een Excel-werkmap. Dit kan op verschillende manieren en is afhankelijk van waar de gegevens staan.

2. Data cleaning

In Excel moet elk stukje informatie in zijn eigen cel staan. Neem daarom rustig de tijd om je dataset op te ruimen. Ga na of alle data in de correcte kolommen en rijen staan. Verder is het aangeraden om je dataset te controleren op schrijffouten. Deze kunnen namelijk een invloed hebben op je visualisaties.

Alle rijen moeten uniek zijn en er mag geen informatie tweemaal in de dataset staan. Dit kan je makkelijk controleren en verwijderen in Excel. Selecteer je hele dataset en klik op ‘Gegevens’ in de werkbalk, klik hierna door op ‘Duplicaten verwijderen’.

Bewaar altijd je originele data. Indien je een fout maakt, kan je makkelijk terug starten met je begindata.

3. Excel-bestand klaarmaken

In je Excel-document, heb je drie afzonderlijke tabbladen nodig. Het eerste tabblad bevat alle ruwe data en kan je ‘Ruwe data’ noemen. Het tweede tabblad bevat alleen de data die je nodig hebt om de visualisatie te maken. Deze kan je ‘Datavisualisatie’ noemen. Tot slot maak je een tabblad ‘Dashboard’, waar je de visualisaties zal terugvinden. De laatste twee tabbladen laat je voorlopig leeg.

4. Denk goed na

Excel-Dashboard heeft een tal van opties, wat al eens overweldigend kan zijn. Hierdoor is het belangrijk om eerst na te gaan wat het doel is van je dashboard. Welke informatie moet er aanwezig zijn? Hoe moet je visualisatie er uitzien? Met wie deel je de visualisatie?

In 7 stappen een Excel-Dashboard maken

1. Van staafdiagram tot lijndiagram

Dashboard beschikt over heel wat verschillende visualisaties zoals staafdiagrammen, kolomdiagrammen, taartdiagrammen, lijndiagrammen, watervaldiagrammen… Echter zijn ze niet allemaal even geschikt om je data te visualiseren. Hierdoor kies je best een grafiek die het beste je data presenteert. Zo is een lijndiagram uitstekend voor het analyseren van trends, terwijl een taartdiagram mooi een verdeling van iets weergeeft.

2. Data filteren

Wanneer je een visualisatie maakt, heb je niet alle data in één keer nodig. Filter eerst de data zodat je alleen de nodige gegevens voor je visualisatie hebt. Dit doe je door de hele dataset te selecteren. Vervolgens klik je op ‘Gegevens’ in het werkblad en erna op de knop ‘Filter’. Naast de kolomkoppen zal er een klein pijltje verschijnen. Wanneer je op zo’n pijltje klikt, verschijnt er een keuzenmenu waarmee je de data kan filteren. Selecteer de gefilterde data en druk op ‘Kopiëren’. Daarna plak je deze data in het tweede tabblad.

3. Visualisatie creëren

Nu je alle nodige data hebt, kan je je grafiek maken. Ga hiervoor naar je derde tabblad ‘Dashboard’. Kies bovenaan in de werkbalk ‘Invoegen’ en kies de gewenste grafiekvorm. Er verschijnt een leeg vak. Geen zorgen, in de volgende stappen wordt deze gevuld.

Vind je het moeilijk om de juiste visualisatie te kiezen? Ga dan naar het tweede tabblad en selecteer de nodige data. Klik op ‘Aanbevolen grafieken’ onder ‘Invoegen’. Excel stelt je enkele grafieken voor die je kan gebruiken.

4. Data selecteren

Klik met je rechtermuisknop op het leeg. Hierna kies je ‘Gegevens selecteren’. Ga nu terug naar het tweede tabblad en selecteer de data die je nodig hebt zonder de kolomkop voor de verticale as. Voor de horizontale as klik je op de knop in het keuzeveld bij ‘Horizontale aslabels’ in hetzelfde keuzemenu. Selecteer de gegevens die je op de horizontale as wenst. Klik op ‘Ok’ en je diagram verschijnt in het derde tabblad.

5. Data dubbelchecken

Fouten kunnen gebeuren, daarom is het belangrijk om even na te gaan of daadwerkelijk alle data in je grafiek staan en of er geen foute data zijn opgenomen.

6. De laatste hand

Nu alle informatie op zijn plaats staat, kan je het uiterlijk van je grafiek aanpassen. Zo kan je titels, eenheden of andere vereiste informatie toevoegen. Verder kan je ook de kleuren aanpassen. Dit doe je door dubbel te klikken op de grafiek. Vervolgens vind je in de werkbalk verschillende opties zoals ‘Grafiekelement toevoegen’ en ‘Kleuren wijzigen’.

7. Herhaal het proces

Een Excel-Dashboard bevat meestal verschillende grafieken. Om een nieuwe grafiek te maken begin je terug bij stap 1 en herhalen je alle stappen. Opgelet, verwijder de data op het tweede tabblad, ‘Datavisualisatie’, niet. Anders verdwijnt ook je grafiek doordat ze op het tweede tabblad haar informatie haalt. Zorg er dus voor wanneer je een nieuwe grafiek maakt dat de nieuwe data mooi onder de vorige komen. Ziezo, je bent helemaal klaar!

Zin in meer?

Zin om jouw excel-kennis in 1 dag te boosten? Kom dan zeker naar de Excel Experience Day.

Lees ook