Efficiënte bedrijfsprocessen dankzij deze 5 tips

by Elke De Wit

Bij een inefficiënt bedrijfsproces ondervind je al snel de negatieve gevolgen die hiermee gepaard gaan: zaken verlopen trager, frustraties stapelen zich op, je verliest klanten … Gewoonlijk ontstaat zo’n situatie door een graduele verslechtering van je bedrijfsprocessen. Als je deze 5 zaken toepast dan verloopt het sowieso al vlotter.

 

Vermijd een stroom van e-mails

Je kent het vast wel… De dagelijkse spam of de vele e-mails via ‘cc’ en ‘Reply all’. Een opeenstapeling van e-mails is snel gebeurd. Als je zorgt voor een goede opvolging, dan kan je een overbelasting vermijden.

 

Gebruik 1 overzichtsdocument

Wanneer je verantwoordelijk bent voor verschillende zaken, is het belangrijk om de controle en het overzicht te behouden. Houd al je taken bij in één spreadsheet om orde te scheppen. Gebruik je toch meerdere spreadsheets of verschillende post-its, dan kan je snel de weg kwijtraken.

 

Herbekijk vastgelegde processen

Het is een gewoonte om bedrijfsprocessen te formaliseren, om regels te geven aan hoe een proces verloopt. Vaak wordt alles verzameld op papier, maar dan bestaat het gevaar op verouderde procesdocumentatie waarvan niet elke kopie geüpdatet werd. Processen zijn namelijk voortdurend in verandering. Herbekijk daarom regelmatig vastgelegde processen en update ze waar nodig. Zo treden er geen problemen op uit onverwachte hoek.

 

Zorg voor een eenduidig procesverloop

Wanneer verschillende mensen een andere proces doorlopen om dezelfde taak uit te voeren, dan ontbreekt er een overeengekomen uniform proces. Dat kan resulteren in verschillende eindresultaten of verwachtingen. Hoe voorkom je zo’n situatie? Geef een duidelijke training over hoe het proces moet verlopen en gebruik steeds geüpdatete procesdocumentatie.

 

Voorzie verantwoordelijkheid van meta-info

Wat lijkt op het simpel doorgeven van een taak met verantwoordelijkheid kan soms leiden tot een hele discussie of rompslomp aan e-mails. Degene die de verantwoordelijkheid doorgeeft moet daarom ook steeds de nodige informatie (meta-info) doorgeven over de taak: bv. hoelang mag het duren, wat is het budget … Zo kan de ander snel van start gaan en efficiënt het vooropgestelde bedrijfsproces doorlopen.

 

Zin in meer?

Wil je leren om je bedrijfsprocessen efficiënt en effectief te identificeren, aanpassen, evalueren en verbeteren? Dan is de opleiding Business process management van A tot Z‘ iets voor jou! Na de opleiding kan je zonder probleem de gangbare processen in je organisatie verbeteren.

 

Bron: The Process Consultant

Lees ook