Do’s & don’ts van succesvol projectmanagement

by Elke De Wit

U werkt dagelijks of ad hoc mee aan een aantal projecten? U doet uw uiterste best om het gewenste resultaat en de krappe deadline te halen. Toch gaan uw projecten soms serieus over tijd. Of swingen de kosten de pan uit. Of is de kwaliteit niet wat u voor ogen had. Was het project te ambitieus of is de mislukking te wijten aan een gebrekkige (plannings)methode? Ontdek hier alvast enkele do’s and don’ts om uw toekomstige projecten tot een goed einde te brengen.

Don’ts

Te weinig communiceren

Gebrek aan duidelijke en regelmatige communicatie is vaak één van de belangrijkste redenen voor het mislukken van een project. Er bestaat geen excuus voor het niet communiceren met uw stakeholders en teamleden. Ook al valt er niets te zeggen, vertel hen dat dan ook. Regelmatige projectvergaderingen en updates zijn de sleutel om iedereen op het juiste spoor te houden en het project vooruit te sturen.

Geen feedback vragen/geven

Voor een projectmanager is het belangrijk om regelmatig betrouwbare feedback te geven en te ontvangen. Feedback is een krachtig hulpmiddel dat vaak niet genoeg gebruikt wordt. Het kan gebruikt worden om teamleden te motiveren, bij te dragen aan hun persoonlijke ontwikkeling en om problemen bloot te leggen of op te lossen. Frequente, eerlijke en relevante feedback helpt om de open communicatie te bevorderen.

Blindelings vertrouwen op de projectmethode

Prince2, Agile, PMI, Scrum, … methodes bij de vleet. Maar ze zijn niet de ‘heilige graal’. Ze zijn wel een hulpmiddel om uw projectplanning tot leven te brengen. Implementeer ze niet blindelings, maar pas ze wel aan aan uw projectomgeving, de complexiteit, het belang, …

Do’s

Omring u met het beste team

Selecteert u uw teamleden op basis van beschikbaarheid of op basis van hun skills, hun kennis en hun ervaring? Maar al te vaak worden teamleden gekozen omdat ze gewoon beschikbaar zijn of zich kunnen vrijmaken. Als u het succes van uw project wilt verzekeren, kiest u voor de juiste mensen die in staat zijn om de projectverwachtingen in te lossen.

Ga ver genoeg in het verzamelen van requirements

Veel projecten beginnen met een korte en strikte lijst van requirements, om later tot de vaststelling te komen dat de werkelijke behoeften niet werden omschreven of verkeerd werden begrepen. Zorg ervoor dat u de business goed begrijpt, want anders riskeert u zaken te missen waar u geen weet van had. U wilt immers een project opleveren dat de business verwachtingen inlost. Hoe u dat doet? Door vragen te stellen, veel vragen te stellen, zelfs de domme vragen.

Volg het project management proces

Omschrijf aan het begin van uw project een duidelijk te volgen stappenplan of proces. Het helpt om uw teamleden gemotiveerd te houden en ze weten hoever het is tot aan de finish.  Een projectplan kunnen we opdelen in 5 grote fases:

  • Initiëren
  • Plannen
  • Uitvoeren
  • Monitoren
  • Afsluiten

Het is belangrijk dat u zelf aangeeft wat er in elke fase moet gebeuren, de volgorde en de milestones. Met de juiste planning, communicatie en monitoring zal alles een stuk soepeler lopen én het risico om over tijd of over budget te gaan zal hierdoor sterk gereduceerd worden.

 

Op zoek naar meer tips en technieken om de basis van projectmanagement onder de knie te krijgen? Ontdek onze praktijkgerichte opleidingen ‘Projectmatig werken voor niet-projectmanagers ’ en ‘Projectmanagement van A tot Z (volledige reeks)

 

Lees ook