Digitalisering en content management: doe meer met minder

by Elke De Wit

In het digitale tijdperk worden kosten noch moeite gespaard voor de ultieme customer journey experience. Maar om duurzaam concurrentievoordeel te behalen, moeten bedrijven ook aandacht besteden aan de digitalisering van interne processen. Een goede content management strategie is hierbij essentieel.

De meeste bedrijven beseffen het belang van digitale transformatie maar al te goed. In onze op service gerichte en datagedreven kennismaatschappij doen zij er alles aan om zich op een slimme manier in de kijker te spelen bij kritische consumenten die tegenwoordig zelf bepalen wat ze wel en niet willen zien, horen of lezen. De nieuwste tools, producten en technologieën worden ingezet om (potentiële) klanten aan zich te binden en om zich van de concurrent te kunnen onderscheiden. Maar om in deze gedigitaliseerde wereld succesvol te zijn, moeten interne processen niet achterblijven op deze ontwikkeling.

Het is essentieel om ook stil te staan bij de manier waarop er binnen de organisatie wordt samengewerkt, content wordt gedeeld en business processen worden uitgevoerd, want met het afstemmen van die interne organisatie op de externe buitenwereld, valt nog veel winst te behalen. Interne informatie- en kennisdeling is vaak niet meer up-to-date, en dat zorgt voor inefficiëntie en tijdverlies:

  • In een mixed omgeving van digitaal en print zoekt een kenniswerker 1/3 van de tijd naar de goede informatie.
  • Werkprocessen worden nog steeds ad hoc en vooral op een manuele manier afgehandeld.
  • Bedrijven die wel nieuwe technologieën toepassen, stemmen veelal de verschillende samenwerkingsoplossingen en tools niet op elkaar af.

Back en front offices werken meestal al met gedigitaliseerde processen die vlot verlopen. De moeilijkheden zitten vooral in de zogenoemde ‘middle office’, waar projecten worden gemanaged, HR processen lopen, producten en services worden ontwikkeld en besluiten worden genomen. E-mails en shared drives zijn al ingeburgerd, maar toch vinden we nog torenhoge papierstapels terug op onze bureau’s en steken de archiefkasten vol met printmateriaal. Een succesvolle digitale transformatie staat of valt met het aligneren van al die processen en tools, en daarvoor is een goede content management strategie onontbeerlijk.

Waarom kiezen voor digitalisering?

Digitalisering heeft tal van voordelen die je business verbeteren en dat zorgt voor:

  • Betere samenwerking: kennisdeling door anywhere/anytime/anyhow toegang tot content is makkelijker
  • Toegevoegde waarde: time-to-market, betrokkenheid, klantenservice, kwaliteit, interne/externe communicatie en concurrentieel voordeel verbeteren
  • Kostenreductie: operational excellence (efficiëntie, productiviteit), multichannel publishing, content opslag, automatisatie maakt het goedkoper voor je business
  • Continuïteit: security, monitoring, reporting, archivering en backups zorgen voor stroomlijning en meer zekerheid
  • Tijdswinst: medewerkers verliezen niet langer 20% tot 30% van hun tijd door te zoeken naar documenten en informatie die niet beschikbaar of incorrect is.

Hoe de content management fundamenten voor digitale transformatie bepalen?

  1. Kijk naar je eigen specifieke content en context in functie van je eigen requirements om de mogelijkheden te bepalen.
  2. Verken de verschillende content management concepten en mogelijkheden op de markt en stel een business case op: de toegevoegde waarde moet eerst duidelijk zijn voor je gaat investeren
  3. Bepaal eerst de processen die het best gedigitaliseerd kunnen worden om de ROI van content management trajecten te maximaliseren. Vaak zijn dit dagelijkse processen die weinig manuele interactie vereisen. Op die manier komt er tijd vrij voor meer gespecialiseerd werk.
  4. Ga na welke informatie je best wel en niet opneemt in het nieuwe systeem. Alles opnemen zorgt namelijk voor digitale wanorde.
  5. Maak een doordachte keuze: het zal invloed hebben op je bedrijfsvoering in de komende 5 tot 10 jaar.

Meer weten?

Wil je ontdekken wat de digitale werkomgeving te bieden heeft voor jouw bedrijf en hoe jouw organisatie er baat bij heeft om de verschillende informatiestromen, documenten en processen te digitaliseren? Bekijk dan zeker onze praktische tweedaagse cursus ‘Digitaliseer uw informatie, documenten en processen’.

Auteur

luc-van-genechtenLuc Van genechten heeft jarenlange ervaring als bruggenbouwer tussen business en IT en dit in zowel grote als kleine ondernemingen waarbij hij als consultant diverse content management projecten mee gerealiseerd heeft. Dankzij zijn enthousiasme en ervaring op het vlak van content processen en digitale werkomgevingen is hij de geknipte persoon om u wegwijs te maken in de wereld van Enterprise Content Management.

Lees ook