De beste tools voor stakeholder mapping bij verandering

by Elke De Wit
De beste tools voor stakeholder mapping bij verandering

Je staat aan de start van een groot verandertraject of leidt een project dat een grote impact heeft op veel mensen. Hoe houd je de vinger aan de pols bij je collega’s of het personeel? En hoe verhoog je jouw slaagkansen bij deze overgang? Stakeholder analysis & mapping is jouw antwoord en houvast. Wij zetten de beste tools op een rijtje

1. Prosci®: ADKAR® assessment en de PCT-scan

WAT ?

Prosci is een organisatie die een change management aanpak aanbiedt met daarin verschillende assessments. Die geven een antwoord op de vraag of jouw organisatie klaar is voor verandering. De bekendste assessment is de ADKAR-vragenlijst waarin elke medewerker invult of hij of zij:

  • Aware is van de nood aan verandering,
  • Desire heeft om het in praktijk te brengen,
  • Knowledge heeft over wat er concreet van hem of haar verwacht wordt,
  • Able is om dat ook te doen, en
  • Reinforment krijgt: beloning, herinneringen, aanmoedigingen…

Een tweede assessment is de PCT™-scan. Die laat zien of je projectmanagement, changemanagement en leiderschap sterk genoeg zijn om het verandertraject te dragen. De PCT-scan bestaat uit 30 vragen die elke geïmpacteerde afdeling invult en die je in de loop van het traject kan herhalen.

VOORDELEN

  • Interessant om info zichtbaar te maken met grafieken (o.a. voor senior management)
  • Evidence-based en gemakkelijk in gebruik (op papier en Excel)
  • In veel organisaties de officiële change management aanpak

2. DINAMO test online

WAT?

De DINAMO vragenlijst brengt de veranderbereidheid van stakeholders in beeld aan de hand van 75 vragen. Willen en kunnen ze veranderen? Moeten ze veranderen?

De DINAMO test is online en duurt ongeveer tien minuten. Naast de resultaten, krijg je een interventiematrix met suggesties over acties die kunnen zorgen voor meer veranderbereidheid.

VOORDELEN

  • Uitgebreide scan, gebaseerd op doctoraatsonderzoek
  • Nederlands model dus voelt vertrouwder dan Amerikaans Prosci assessment
  • Ook quickscan mogelijk die je zelf kan uitvoeren
  • Handige interventiematrix

3. De veranderkaart (ActeeChange)

WAT?

ActeeChange is een leerconcept in spelvorm waarin je een visuele stakeholder map maakt. Geen vragenlijst maar een hands-on workshop waarin stakeholders op een bord laten zien waar ze staan tegenover je project:

  • Zien ze de uitdaging?
  • Staat ze achter de visie en strategie?
  • Weten ze hoe ze concreet kunnen bijdragen?
  • Zijn ze aan boord, actief mee het resultaat aan het uitwerken?
  • Zien ze al resultaten en meerwaarde?
  • Hebben ze kritische vragen of bedenkingen?
  • Is er wantrouwen of wij/zij-denken?

Het resultaat is een open dialoog waarin je de verandering samen bespreekt, zin geeft en uit eerste hand hoort waar er nog weerstand leeft.

VOORDELEN

  • Bevordert de dialoog en vergemakkelijkt het bespreken van knelpunten
  • Heel visueel en eenvoudig te begrijpen
  • Evidence-based (gebaseerd op de gestaltpsychologie)
  • Ook als statusrapportering te gebruiken voor stakeholder management

4. Zelf vragenlijst change management maken

Je kan natuurlijk ook zelf een vragenlijst opstellen en die regelmatig uitsturen naar je stakeholders. Het voordeel is dat je de survey nog meer kan personaliseren. Zo doe je dat:

  1. Gebruik Google survey, Typeform of een andere online tool voor de vragenlijst.
  2. Kies welke reeks vragen je wil gebruiken. Je kan je bijvoorbeeld baseren op de 8 stappen van Kotter, de Rick Maurer cycle of change of het ADKAR-model. Voeg enkele specifieke vragen toe voor jouw veranderproject.
  3. Stuur je vragenlijst door en verwerk de resultaten. Zet ze bijvoorbeeld op een radardiagram.
  4. Stuur twee maanden later dezelfde vragen opnieuw door. Is er iets veranderd? Gaat het de goede kant op? Welke nieuwe interventies kan je opzetten op basis van wat je nu ziet?

VOORDELEN

  • Lage kostprijs
  • Vragen die eigen zijn aan project
  • Vrij om change management model naar keuze te gebruiken

Bron: https://www.propellor.be/blog/stakeholder-mapping-bij-verandering-onze-4-favorieten

Zin in meer?

Zelf jouw stakeholder analyses verfijnen? En jouw algemene projectmanagement vaardigheden verder aanscherpen? Volg de online workshopreeks ‘Projectmanagement finesses’ van Kluwer Opleidingen! Voordeel? Je hoeft je kot niet uit en kan van thuis uit deze gepersonaliseerde en interactieve workshops volgen.

Lees ook