Business Process Management onder de loep

by Elke De Wit
Business Process Management onder de loep

Business Process Management, het klinkt ingewikkeld, maar dat is het niet. Het gaat erom hoe een bedrijf processen creëert, bewerkt en analyseert, net die processen die de kern van hun business uitmaken. Elk departement start met ruwe materialen of data, en transformeert dit tot een afgewerkt product. Zo heeft elk departement zijn eigen kernprocessen. Een Business Process Manager gaat al deze processen apart bestuderen, en levert dan oplossingen voor een efficiëntere werkwijze.

Waarom is dat belangrijk?

Deze processen managen en analyseren is voor de meeste bedrijven een echte uitdaging. Veel organisaties investeren te weinig in het stroomlijnen van deze processen, mede omdat ze zich niet bewust zijn van de negatieve gevolgen van slecht georganiseerde processen. Medewerkers zien slechts een deel van het proces, en hebben dus geen overzicht over waar het begint en eindigt, welke data er nodig zijn… Het valt dus ook niet op als er ergens iets stroef verloopt of als er iets beter kan. Dit kan leiden tot tijdsverspilling, fouten, ontbrekende data en gedemoraliseerde medewerkers. Het is dus zeker de moeite waard om deze processen onder de loep te nemen, en zo een optimaal verloop te garanderen.

Business Process Management in 5 stappen

De eerste stap is het ontwerp. Het proces wordt dan opgedeeld in individuele taken, die dan kunnen toegewezen worden aan de teamleden. Tijdens de tweede stap wordt er een model voor het proces gecreëerd. De verschillende fases, deadlines en voorwaardes worden visueel weergegeven, zodat iedereen over een duidelijk overzicht beschikt. De derde stap is de uitvoering. Na een testfase met een klein aantal collega’s kan de nieuwe werkmethode voor iedereen beschikbaar gemaakt worden. Tijdens de vierde stap wordt het nieuwe proces verder opgevolgd en geanalyseerd, om eventuele moeilijkheden op te sporen. Deze informatie wordt meegenomen naar de vijfde stap, namelijk de optimalisatie van het nieuwe proces.

Wat zijn de voordelen?

Met Business Process Management neem je de controle over chaotische en moeilijk aan te passen processen. Processen worden in kaart gebracht, geanalyseerd en geoptimaliseerd, zodat dagdagelijkse taken efficiënter kunnen verlopen. Zo kan er ook gekeken worden naar globale verbeteringen op het vlak van organisatie.

Zijn er ook nadelen?

Het is belangrijk om te weten dat er zich ook enkele problemen kunnen voordoen, en zo al voorbereid te zijn om ze te voorkomen. Je ervan bewust zijn dat Business Process Management niet de oplossing zelf is, maar een manier om tot een oplossing te komen, is hier een voorbeeld van. Medewerkers moeten zich dus ook engageren om elke keer alle stappen te volgen, zodat er minder fouten gemaakt worden. Een nieuwe manier van werken aanleren kan ook een struikelblok vormen voor sommige collega’s. De meeste mensen houden namelijk niet van verandering. Zorg dat zij hun mening kunnen geven en voer ook enkele van hun suggesties tot verbetering uit. Zo kan iedereen bijdragen aan het nieuwe proces.

Een ander probleem kan zijn dat er onder tijdsdruk stappen worden overgeslagen, en dan loopt het fout natuurlijk. Zorg voor redelijke deadlines zodat fouten vermeden kunnen worden. Een laatste moeilijkheid kan zijn dat taken niet worden uitgevoerd omdat medewerkers er zich niet verantwoordelijk voor voelen. Taken toekennen aan individuele teamleden is een makkelijke manier om dit te vermijden.

Bron: kissflow.com en process.st

Zin in meer?

Wil je alles te weten komen over Business Process Management? Wordt het ook voor jouw bedrijf hoog tijd om de dagdagelijkse processen te optimaliseren? Volg dan de opleiding Business Process Management van A tot Z.

Zet je de eerste stappen in process management? Dan is de opleiding Procesmanagement voor niet-procesexperten ideaal.

Lees ook