5 stappen voor het implementeren van digitale processen

by Elke De Wit

Meer en meer bedrijven willen digitaal optimaliseren, maar weten niet hoe of waar te beginnen en hebben nood aan een houvast. Hoe zorg je dat je de juiste mensen op de juiste plek hebt? Wie betrek je? Wat is de juiste werkwijze?
Dit zijn maar enkele dingen dat een bedrijf zich afvraagt. Deze 5 stappen zorgen alvast voor meer structuur bij het implementeren of optimaliseren van digitale processen.

 

1) Begin met een goede business case

Als een bedrijf investeert in de optimalisatie van zijn digitale processen, moet dit ook door cijfers onderbouwd zijn. Het opzetten van een krachtige business case is dus essentieel.

Zorg dat je als projectmanager of technisch architect zo vroeg mogelijk bij het project betrokken wordt.

Breng tijdens je onderzoek eerst de huidige processen in kaart, om daarna over te gaan tot het doel. Gooi dit alles in een overzichtelijke planning en je analyse zal leiden tot de beste oplossingen.

 

2) Tool? Taal? Techniek?

Na een duidelijke business case, is de techniek aan zet. Welke taal gebruiken we? Werken we vanuit een platte database of kiezen we bijvoorbeeld voor een microservices aanpak?

Elk heeft zijn voor-en nadelen.

Wat is de beste oplossing voor de klant? Op welke manier zal mijn case de beste resultaten geven? Houd deze vragen zeker in het achterhoofd bij het maken van je keuze. Zowel voor de juiste programmeertaal als voor de aanpak die je hanteert.

 

3) Samenwerking IT en marketing

Vanuit proces en IT wordt er meestal te weinig nagedacht over de mogelijkheden die de optimalisatie biedt voor marketingdoeleinden. Bij een commerciële optimalisatie zoals bijvoorbeeld het versneld kunnen toesturen van bestelde producten, zou de samenwerking tussen deze twee drempelloos moeten verlopen. Ze vullen elkaar aan en bieden meer mogelijkheden voor in de toekomst.

Verzamelde data vanuit je IT-oplossing kunnen ook ingezet worden bij marketingcampagnes. Bijvoorbeeld voorspel je volgende aankoop op basis van klik-, lees-en koopgedrag. Deze technische trucjes zullen leiden tot een hogere conversie van je marketingactiviteiten.

 

4) Stel een planning op

Er bestaan verschillende plannings- en managementmethoden die bruikbaar zijn bij het uitwerken van het project. Zo heb je de watervalmethode, de scrummethode,… Maar welke methode gebruik je best?

De keuze voor een methode bespreek je samen met de opdrachtgever. Stel je hierbij de volgende vragen: Heeft de opdrachtgever de ruimte of middelen om de scrummethode toe te passen? Of wil die eerder een hoop vrije ruimte voor de ontwikkelaar? Is de scope al dan niet vastgesteld? Zijn er hindernissen onderweg?

Bij wijzigingen in de planning, breng je best je opdrachtgever op de hoogte. Onzekerheden of tegenslagen kunnen altijd voorkomen en zijn deel van het proces.

Belangrijker is hoe jij als projectmanager of technisch architect er mee omgaat.

 

5) Test je oplossing

Bij iedere technische innovatie hoort ook een testing die even belangrijk is als de bouw zelf. Test niet alleen zelf of met de bekende unittesten, maar betrek ook de klant en de eindgebruiker in deze fase.

Gebruik een testplan als je met minder ervaren mensen werkt. Let op dat dit geen checklist wordt waarbij de tester een vast stramien moet volgen, maar laat ook ruimte voor eigen interpretatie.

 

En nu?

De tool, het platform of de koppeling moet uiteindelijk opbrengen. Verkort je je aanvraagtijd voor een bepaald product of dienst? Verbeter je interne processen?

Plaats de oude situatie tegenover de nieuwe en vergelijk beide systemen op het vlak van winst, zij het financieel, tijd, capaciteit, conversie … Kijk ook of er kansen en mogelijkheden zijn om nog meer te optimaliseren en dus om een vervolgtraject op te starten.

 

Zin in meer?

Spring met je bedrijf in de digitale wereld en schrijf je in voor de opleiding ‘Digitaliseer uw informatie, documenten en processen: praktijkopleiding’.

Even belangrijk is het evalueren, concretiseren en aanpassen van de gangbare praktijken in je organisatie. Neem daarom ook zeker een kijkje bij de opleiding ‘Business process management van A tot Z’.

 

Bron: Frankwatching

Lees ook