10 Excel-functies die iedereen moet kennen

by Elke De Wit

Het is niet weg te slaan uit het bedrijfsleven: MS Excel. Toch vloeken veel werknemers wel eens op dit populaire softwarepakket. Excel kan je (bedrijfs)leven nochtans flink vergemakkelijken. Daarom zetten we 10 Excel-functies op een rij die jou kunnen helpen.

1. Vlookup/Hlookup

Dit is dé populairste functie in Excel! Toch worden er met deze functie nog veel fouten gemaakt. Gegevens opzoeken in meerdere tabbladen en werkboeken? Vlookup (verticaal/kolommen) of hlookup (horizontaal/rijen) helpt je om deze data op te zoeken en te tonen.

Hoe?

Gebruik de VLOOKUP via de functiewizard (fx) of via het tabblad Formules. Volg daarna de stappen van de wizard zoals hieronder in detail uitgelegd.

  • Lookup_value: Wat wil je zoeken (waarde of tekst, al dan niet in een bepaalde cel)?
  • Table_array: Waar wil je zoeken (het bereik)?
  • Col_index_num: Het kolomnummer van de waarde die je wilt tonen.
  • Range_lookup: Ben je aan het zoeken naar een exacte match? Vul dan FALSE/ONWAAR in. Ben je op zoek naar een benadering? Dan kies je hier voor TRUE/WAAR.

2. Transpose

Soms moet je cellen verwisselen of draaien van rijen naar kolommen of van kolommen naar rijen.

Hoe?

Selecteer eerst een aantal lege cellen. Zorg er echter voor dat je even veel cellen selecteert als de oorspronkelijke reeks cellen, maar in de andere richting.

Ga naar de functiewizard (fx) en typ in dit venster transpose.

Volg daarna de stappen van de wizard, zoals hieronder in detail uitgelegd.
Bij “Array” vul je het origineel bereik in van de oorspronkelijke cellen die je wilt draaien of je kan dit ook selecteren met je cursor:

Sluit of met Shift+Ctrl+Enter (in plaats van met Enter):

3. IF (+ Sumif, Countif)

De functie IF is één van de meest gebruikte functies in Excel. Je kunt er logische vergelijkingen mee maken tussen een waarde en wat je verwacht. Een IF-functie kan dus twee resultaten hebben. Het eerste resultaat is als de vergelijking waar (true) is; het tweede als de vergelijking onwaar (false) is.

Hoe?

Ga naar de functiewizard (fx) en typ in dit venster ‘IF’. Klik op ‘Enter’. Er opent een nieuw venster om daar de criteria in te geven. Volg daarna de stappen van de wizard zoals hieronder in detail uitgelegd.

  • Logical_test: Hier zet je de voorwaarde waarop je wilt controleren (bijvoorbeeld: B2 >= 90)
  • Value_if_true: Welke waarde moet er gezet worden als aan de voorwaarde voldaan is (bijvoorbeeld: groot)
  • Value_if_false: Welke waarde moet er gezet worden als aan de voorwaarde niet voldaan is (bijvoorbeeld: klein)

4. ISERROR

Vaak bevat jouw spreadsheet een groot aantal formules die niet correct kunnen worden berekend (bijvoorbeeld: delen door 0). Dan verschijnt er een foutboodschap, zoals #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?.

De ISERROR-functie, in combinatie met de IF-functie, kan worden gebruikt om een bepaalde waarde weer te geven als zich een fout voordoet.

Hoe?

Stel dat je enkele berekeningen gedaan hebt waarbij foutboodschappen verschijnen in het resultaat.

Ga naar de functiewizard (fx) en typ in dit venster ‘IF’ en klik op ‘Enter’. Er opent een nieuw venster om daar criteria in te geven. Volg daarna de stappen van de wizard, zoals hieronder in detail uitgelegd:

  • Logical_test: Hier zet je de berekening die moet gebeuren met de cellen, maar dan wel voorafgaand met ISERROR.
  • Value_if_true: Welke waarde moet er gezet worden als de uitkomst een foutboodschap is (in dit voorbeeld nemen we een ‘0’).
  •  Value_if_false: Hier herhaal je de berekening vanuit de stap bij ‘Logical_test’.

Kopieer de formule door naar de andere cellen. Je krijgt nu geen foutboodschap meer te zien, maar in dit voorbeeld wel een 0:

5. Now

Wist je dat je met enkele sneltoetsen in een cel de datum en het uur van vandaag kunt invoeren?

Hoe?

Je typt in de cel Ctrl; en duwt op ‘Enter’. De datum van vandaag verschijnt in de cel. Je kunt ook in de cel het argument =NOW() intypen om een datum toe te voegen. Met het enige verschil dat bij deze laatste functie ook het uur vermeld wordt en het tijdstip van geüpdatet wordt (bijvoorbeeld: als je de spreadsheet op een later moment opnieuw opent).

6. LEN

Deze functie geeft het aantal tekens in een tekenreeks. Dit is handig als je wenst te weten hoeveel letters je tekst heeft. Deze functie werkt ook bij getallen. Het aantal spaties wordt ook meegeteld.

Hoe?

Functie = LEN(tekst)

Gebruik de LEN-functie via de functiewizard (fx) of typ in de cel waar het cijfer dient te komen de functie =LEN(cel waarvan je het aantal tekens wenst te bekomen) en druk op ‘Enter’.

Voorbeeld: In het onderstaande voorbeeld wens ik het aantal tekens te weten van de tekst in cel B3.

Deze functie is makkelijk combineerbaar met SUM-PRODUCT, LEFT, RIGHT, LEN, TRIM, SUBSTITUTE, INDEX, MATCH,…

7. Trim

Met deze functie kan je de spaties van een tekst verwijderen. De formule zorgt ervoor dat er steeds een spatie blijft tussen de woorden en geen spatie vooraan of achteraan de tekst. Deze functie is heel handig wanneer je data van andere programma’s inleest in Excel zodat deze overzichtelijk kan verwerkt worden.

Hoe?

Functie=TRIM(tekst)

Gebruik de TRIM-functie via de functiewizard of typ in de cel waar de gecorrigeerde tekst dient te komen de functie = TRIM(cel van de te corrigeren tekst) en druk op ‘Enter’.

Voorbeeld: In dit voorbeeld wens ik de overbodige spaties te verwijderen van tekst die eventueel is ingelezen in Excel vanuit een ander programma.

8. Concatenate

Met deze functie kan je verschillende cellen samenbrengen in 1 cel. Het is mogelijk om tot 255 tekenreeksen samen te brengen tot 1 tekenreeks. De samengevoegde items kunnen bestaan uit tekst, getallen, celverwijzingen of een combinatie daarvan. Het is ook mogelijk om spaties of leestekens toe te voegen in het resultaat. Je dient deze dan toe te voegen als argument tussen dubbele aanhalingstekens.

Hoe?

Functie = CONCATENATE(cel1;”scheidingsteken”;cel2).
Voorbeeld: In dit voorbeeld wil ik de gegevens per rij uit de kolommen B, C en D samenvoegen naar 1 cel.

Deze functie is ook makkelijk samen te voegen met LOWER indien je wenst dat de tekst met kleine letters wordt geschreven.

9. Index & Match

Met de combinatie van de functies INDEX & MATCH verzamelen we gegevens uit een databestand op een snelle en efficiënte manier.

Hoe?

Functie = INDEX(tabel waaruit we de informatie halen;-MATCH(Data dat we opzoeken; de kolom waarin gezocht moet worden;0);nummer van de kolom van de tabel waar de gegevens gehaald moeten worden).

In dit voorbeeld hebben we een tabel met allerlei gegevens. We wensen voor facturatie alle gegevens te zien verschijnen van zodra we een klantnummer intypen in cel B8. Deze gegevens worden ingelezen vanuit de tabel. Wijzig je de gegevens in de tabel dan zullen deze automatisch mee verschijnen in het resultaat. Dit bespaart je veel tijd.

Als je klantnummer in kolom B8 wijzigt, dan zullen alle andere gegevens wijzigingen in B9, B10 en B11.

10. IPMT (IBET)

Berekent de te betalen rente van een investering over een bepaalde termijn, op basis van periodieke, constante betalingen en een constant rentepercentage.

Hoe?

Functie = IBET(rente;termijn;aantal-termijnen;huidige waarde;toekomstige waarde)

Voorbeeld: Stel dat je 350 000 euro leent gedurende een periode van 20 jaar tegen een rente van 1,6%. Op basis van de functie IBET kan je dan berekenen hoeveel interest je per jaar betaalt:

Zin in meer Exceltips?

U krijgt heel veel tips & tricks op de Excel Experience Day.

Lees ook