Technologie om efficiënt samen te werken

by Gude Verhaert

Kennis kunnen uitwisselen en om het even waar en wanneer kunnen samenwerken wordt steeds belangrijker. Dankzij tal van IT-systemen en het internet is dat ook almaar gemakkelijker te verwezenlijken. We sommen enkele tools op die doeltreffend ‘collaboratief werk’ mogelijk maken.

 

De basis van collaboratief werk:

  • Alle deelnemers aan het project werken in het teken van continue verbetering van elke taak en ook van het volledige project.
  • Het werk wordt spontaan asynchroon georganiseerd: iedere deelnemer kan al dan niet gelijktijdig verbinding maken met de interface die aan het project is gekoppeld.
  • Iedere deelnemer wordt op de hoogte gebracht van hoe het werk en de taken vorderen.
  • De contacten tussen de deelnemers die eigen zijn aan collaboratief werk, moeten samenwerking, productiviteit en innovatie in de hand werken.

Aan u om de samenwerkingstools te testen die het best bij uw situatie passen.

 

Opslag en samenwerking online

1. Hoe documenten online opslaan?

 Dropbox

  • De toepassing wordt op uw computer geïnstalleerd en wordt weergegeven als een nieuwe map.
  • U kunt bestanden opslaan in om het even welk formaat.
  • Met de app op uw smartphone of tablet volgen uw bestanden u overal.
  • Tot 2 GB gratis opslag.
  • Het is mogelijk om een bestand en/of een map te delen met meerdere personen (met of zonder eigen account).

– in de App Store
– op Google Play

 

Onedrive

  • De onlineopslagdienst van Microsoft
  • Tot 15 GB gratis opslag.
  • Het is niet mogelijk om afzonderlijke bestanden die groter zijn dan 2 GB te delen.

 

Box

  • 10 GB gratis opslag bij de gratis versie.
  • De bestanden mogen niet groter zijn dan 250 MB (wat weinig is).

 

Copy

  • 15 GB gratis opslag.
  • Geen beperking op de bestandsgrootte.

 

2. Hoe een vergadering in goede banen leiden of een beslissing nemen?

Collaboratieve vergaderingen worden hoe langer hoe noodzakelijker in bedrijven. Vaak zijn ze onvermijdelijk omdat de deelnemers op verschillende plekken werken. Wat zijn de voordelen van deze vergaderingen op afstand?

  • Ze stimuleren extra contact met collega’s, interactie en luisterbereidheid: samenwerkingstools maken het mogelijk om bestanden te centraliseren, te chatten met collega’s, de vergadering op te nemen, een gezamenlijk verslag uit te werken.
  • Ze bieden een oplossing voor problemen met afstand en beschikbaarheid: videoconferencingprogramma’s zoals Skype (http://www.skype.com) of Chromebox (http://goo.gl/WkQ8M8) maken het mogelijk om onlinevergaderingen met wel vijftien deelnemers te organiseren en aanwezigheidsproblemen op te lossen met één enkel systeem.

 

 3. De meest gebruikte collaboratieve onlinetools 

Google Drive

  • De Service Cloud van Google
  • Verschillende soorten bestanden opslaan, weergeven, delen en wijzigen en ze in realtime synchroniseren.
  • Op vaste computers en met mobiele toepassingen.
  • Met de parameters bepaalt u zelf wie de gedeelde documenten kan inkijken, wijzigen of toelichten.
  • Via de chatfunctie is het mogelijk om een deelnemer aan te spreken en zijn aandacht op iets te vestigen.
  • Houdt de opeenvolgende versies van de gewijzigde documenten bij en kan terugkomen op de wijzigingen van de voorbije dertig dagen.

 

Sharepoint

  • Vrij uitgebreide cloudoplossing van Microsoft.
  • Bestaat uit een reeks programma’s die het beheer van content, van besluitvormingsstatistieken en het elektronische beheer van documenten mogelijk maken. Bevat ook een mailbox.
  • Maakt het mogelijk om op afstand te werken terwijl u toegang hebt tot de documenten van het bedrijf, en biedt de mogelijkheid om documenten in te dienen en aan te vullen.
  • Gratis basisoplossing van 15 GB voor de online opslagdienst OneDrive.

 

Amazon S3

  • Amazon Simple Storage Service is de basisopslagdienst van de Cloud Amazon Web Services.
  • Bestandsgerichte opslag.
  • Lage kosten.

 

Cloudwatt

  • Oplossing om bestanden online op te slaan en te delen. Met synchronisatieclient voor Mac en Windows, net als mobiele apps voor iOS en Android.
  • Bijzonderheden: versioning van de bestanden (de mogelijkheid om oudere versies terug te vinden), streaming (onlineweergave) van alle soorten bestanden en beheer van de toegangsrechten voor de directory en de bestanden.
  • Levert gebruiksrapporten en -audits van de Cloudwatt-box af.

 

Mindomo

  • Tool om mindmaps te maken; maakt deel uit van het Docs-pakket van Google Drive. De functies voor collaboratief werken maken het verschil in vergelijking met andere soortgelijke oplossingen.
  • Alles gebeurt in realtime.
  • De dienst genereert een takenlijst, zodat de opvolging ervan verzekerd wordt.
  • Bevat verder een stem- en opmerkingensysteem waarmee u feedback kunt verzamelen.
  • Mogelijkheid om filmpjes, geluiden of foto’s toe te voegen.
  • Ook offline werken is mogelijk. De map wordt dan geüpdatet zodra u weer verbinding maakt.
  • Meerdere exportmogelijkheden.

 

4. Samenwerkingstools: welke veranderingen voor het bedrijf?

Lagere kosten

 Voor wie zijn cloud computing en samenwerkingstools financieel aantrekkelijk en waarom?

  • Ze maken het mogelijk om een beroepsactiviteit te starten zonder te investeren in een dure computerinfrastructuur.
  • Hun diensten zijn zo goed als altijd beschikbaar.
  • Deze tools zijn compatibel met alle systemen. Handig voor bedrijven met een eigen infrastructuur die bijkomende behoeften hebben.

 

Thuiswerken

Voor het bedrijf lijkt het logisch om samenwerkingstools te gaan gebruiken.

  • Door te kiezen voor thuiswerken en samenwerkingstools kunnen bedrijven meer mensen aannemen en tegelijk hun infrastructuurkosten in de hand houden.
  • Werknemers die thuis werken zijn productiever, omdat ze hun privé- en beroepsleven beter kunnen combineren.
  • Deze tools zorgen voor een efficiënter projectbeheer en een betere doorstroming van informatie. Bovendien maken ze een ontsluiting tussen de diensten mogelijk, maar ook tussen stationaire en mobiele werknemers. Het bedrijf wordt ‘nomadisch’ en dus vrijer.

 

Zin in meer?

Zonder problemen samenwerken met uw collega’s? In ons uitgebreid aanbod aan Communicatieopleidingen vindt je zeker een opleiding die aansluit bij je vragen.

Wilt u uw digitale kennis verbeteren of perfectioneren? Ontdek ons ruime aanbod van opleidingen rond digitale marketing.

 

Bron: ‘Les outils collaboratifs’, Julie Fiard, www.easi-ie.com

 

Lees ook